مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام CRM مزیت رقابتی شما در فروش B2B

در این مقاله قصد داریم به تعریف و بررسی مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام بپردازیم. مدیریت قرارداد در سی آر ام فرآیندی است که برای ساده سازی ایجاد، ذخیره سازی، ردیابی و نگهداری قراردادها در طول چرخه عمر آنها از نرم‌افزار CRM استفاده می کند. یک نرم‌افزار سی آر ام مجموعه ای از ابزارهایی را ارائه می دهد که به طور کلی فرآیندهای جذب و حفظ مشتری را برای کسب و کارها بهبود می بخشند. همچنین در ادامه به چگونگی مدیریت قراردادها به وسیله نرم افزار سی آر ام و مزایا و نکات کلیدی آن می پردازیم.

 مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام چیست؟

مدیریت قراردادها در سی آر ام به تیم های کسب و کار این امکان را می دهد که قراردادها را در رابط کاربری سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) خود از قراردادهای فروش و خدمات گرفته تا ارتباط با تأمین کنندگان، ایجاد، مذاکره و اجرا کنند. اما مدیریت جداگانه قراردادها می تواند طاقت فرسا باشد. اینجاست که یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری با قابلیت های مدیریت قرارداد می تواند فرآیندها را ساده کند، خطاها را کاهش دهد و کارایی کلی را افزایش دهد. حتی اگر شما صاحب یک کسب و کار کوچک، یک متخصص حقوقی یا بخشی از یک شرکت بزرگ باشید، این راهنما به شما نشان می دهد که چگونه ادغام سی آر ام و مدیریت قرارداد می تواند یک تغییر اساسی برای عملکرد کسب و کار شما باشد.

 

 مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام چگونه انجام می شود؟

یک سیستم CRM با قابلیت های مدیریت قرارداد، به عنوان یک پلتفرم واحد برای مدیریت تعاملات مشتری و قراردادها عمل می کند. معمولاً، کسب و کارها برای مدیریت روابط با مشتری و مدیریت قراردادها به سیستم های جداگانه متکی هستند که می تواند منجر به از دست دادن فرصت ها و ایجاد ناکارآمدی شود. بسیاری از مدیران کسب و کار می گویند نیمی از مشتریانشان هنوز به فرآیندهای دستی قدیمی برای همکاری متکی هستند. این روش های دستی می توانند سرعت کار را کاهش دهند، موانع غیر ضروری ایجاد کنند و برقراری ارتباط مؤثر را دشوارتر کنند. یک نرم افزار سی آر ام یکپارچه با قابلیت مدیریت قرارداد با ارائه یک پلتفرم واحد به شما امکان می دهد بر این چالش ها غلبه کنید:

• ایجاد، ذخیره و مدیریت قراردادها به صورت مستقیم در پروفایل های مشتری خود.
• خودکار کردن جریان های کاری و تأیید، تمدید و هشدارهایی برای نقاط کلیدی قرارداد.
• اطمینان از هماهنگی و کاهش ریسک های قرارداد با الگوهای جریان کار داخلی و کنترل مجوزها.

 مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام چه مزایایی دارد؟

ادغام CRM با نرم افزار مدیریت قرارداد مبتنی بر هوش مصنوعی می تواند فرآیندهای کسب و کار شما را ساده کرده و کارایی را افزایش دهد. در ادامه چگونگی سودمندی این ترکیب قدرتمند برای سازمان شما را بررسی می کنیم:

 ۱. تسریع تأیید قراردادها در سی آر ام

یک نماینده فروش در نرم افزار CRM می تواند با چند کلیک، قراردادی را ایجاد کرده و به طور خودکار، با قالب های از پیش تعریف شده برای تأیید ارسال کند. با خودکار کردن جریان های کاری، تأییدیه قراردادها  بسیار سریع‌تر انجام می شوند. همچنین نمایندگان فروش می توانند قراردادها را مستقیماً از طریق سی آر ام آغاز کرده و تضمین کنند که قرارداد بدون دخالت دستی به افراد مناسب می رسد. این امر ایمیل های رفت و برگشتی را حذف کرده و زمان تأیید را به طور قابل توجهی کاهش می دهد و تیم شما را قادر می سازد تا معاملات را سریع‌تر نهایی کنند.

 ۲. یکپارچه سازی داده‌های مشتری و قرارداد

برای داشتن یک دید کامل دیگر نیازی به جستجوی اطلاعات در سیستم های مختلف ندارید. یک سیستم یکپارچه سی آر ام و مدیریت قرارداد، منبعی واحد برای تعاملات مشتری و جزئیات قرارداد ایجاد می کند و تمام اطلاعات مربوطه، از دسترسی اولیه و مذاکرات قرارداد گرفته تا توافق های نهایی، در یک پلتفرم ذخیره می شوند. همچنین علاوه بر بهبود دید داده ها، این تمرکز تضمین می کند که همه افراد با جدیدترین اطلاعات کار می کنند، در نتیجه خطاها کاهش می یابد.

 ۳. افزایش دقت و سازگاری داده‌ها در سیستم ها

ورود دستی داده‌ها، راهی برای اشتباهاتی است که می تواند منجر به خطاهای پرهزینه یا صرف زمان زیادی شود. استفاده از مدیریت قرارداد در CRM با همگام سازی خودکار اطلاعات بین هر دو سیستم، این خطر را از بین می برد. این امر تضمین می کند که شرایط قرارداد، جزئیات مشتری و داده‌های کلیدی همیشه دقیق هستند و خطر مغایرت ها و ناهماهنگی ها را کاهش می دهد.

 ۴. همکاری بی وقفه بین بخش ها

هنگامی که مدیریت قراردادها و سی آر ام یکپارچه باشند،  تیم ها در بخش های مختلف می توانند به طور یکپارچه همکاری کنند.چرا که بخش های فروش و حقوقی به یک پلتفرم دسترسی دارند که امکان ردیابی آسان‌تر وضعیت قرارداد، یادداشت ها و تاریخچه را فراهم می کند. این دید، ارتباطات بهتر را تقویت می کند، زمان صرف شده برای جستجوی اسناد را کاهش می دهد و تضمین می کند که هرگونه تجدید نظر لازم، به سرعت انجام شود.

 ۵. تقویت هماهنگی و کنترل ریسک با جریان های کاری یکپارچه

نرم افزار مدیریت قرارداد اغلب شامل ویژگی هایی برای ردیابی تغییرات، اجرای قالب ها و حفظ مسیر های حسابرسی است. تلفیق آن با سی آر ام کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که قراردادهای شما از استاندارد های شرکت و الزامات قانونی پیروی می کنند. همچنین می توانید برای تمدید قرارداد، بررسی هماهنگی ها و مهلت های تأیید، هشدارهای خودکار تنظیم کنید که به کاهش ریسک های قانونی و جلوگیری از نظارت های پرهزینه کمک می کند.

 ۶. افزایش کارایی فروش از طریق خودکار سازی فرآیندها

تیم فروش خود را از وظایف اداری خسته کننده رها کنید. خودکار کردن وظایف تکراری مانند ورود داده‌ها، تولید سند و یادآوری پیگیری ها به آنها امکان می دهد تا بر روی فعالیت هایی که اهمیت بیشتری دارند، تمرکز کنند. تیم های فروش می توانند به طور فعال روابط و سرنخ ها را پرورش دهند و معاملات را به جای غرق شدن در کاغذ بازی، نهایی کنند. این افزایش کارایی به حجم بیشتری از معاملات نهایی شده در زمان کمتر تبدیل می شود و نشت درآمد را جبران می کند.

 قابلیت مدیریت قرارداد در CRM شامل چه ویژگی های اساسی است؟

یک نرم افزار CRM قدرتمند، با ارائه قابلیت های داخلی برای مدیریت چرخه عمر قرارداد، فرآیند فروش شما را بهینه کرده و کارایی را افزایش می دهد. این به معنای آن است که شما می توانید تمام مراحل، از ایجاد تا تمدید قرارداد را، در همان محیطی که اطلاعات مشتریان خود را مدیریت می کنید، انجام دهید. در ادامه به بررسی قابلیت های ضروری که این ماژول داخلی باید داشته باشد، می پردازیم:

 ۱. دسترسی یکپارچه به داده های مشتری

مهم ترین مزیت مدیریت قرارداد در CRM، دسترسی آنی به تمام داده های مشتری است. هنگام ایجاد یک قرارداد، سیستم به صورت خودکار اطلاعات دقیق مشتری، سوابق مذاکرات و محصولات مورد توافق را از معامله مربوطه استخراج می کند. این امر نیاز به ورود مجدد داده ها را حذف کرده و از بروز خطا در اسناد قانونی جلوگیری می کند.

 ۲. قالب های آماده قرارداد (Templates)

یک نرم افزار CRM باید به شما اجازه دهد تا قالب های قرارداد از پیش تایید شده توسط تیم حقوقی را مستقیماً در سیستم ایجاد و ذخیره کنید. این قالب ها فرآیند را تسریع کرده، ثبات و یکپارچگی را در تمام قراردادهای شما تضمین می کنند و با استانداردسازی بندهای کلیدی، به جلوگیری از اشتباهات پرهزینه کمک می کنند.

 ۳. قابلیت امضای الکترونیکی (E-signatures)

قابلیت امضای الکترونیکی باید به صورت یکپارچه در CRM تعبیه شده باشد. این ویژگی به شما اجازه می دهد تا قراردادها را مستقیماً از داخل پلتفرم برای مشتری ارسال کرده و امضای دیجیتالی و معتبر او را در کمترین زمان ممکن دریافت کنید، که این خود مانع بزرگی را از سر راه نهایی کردن سریع معاملات برمی دارد.

بیشتر بخوانید: امضای الکترونیک و نرم افزار سی آر ام CRM

 ۴. ردیابی تعهدات و عملکرد

CRM باید به شما اجازه دهد تا تعهدات کلیدی و نقاط عطف (Milestones) هر قرارداد را ردیابی کنید. با ثبت این موارد در سیستم، می توانید بر پیشرفت عملکرد خود در قبال تعهدات نظارت کرده و از اجرای به موقع آن ها اطمینان حاصل نمایید و مشکلات بالقوه را زودتر شناسایی کنید.

 ۵. ابزارهای همکاری تیمی

CRM باید به یک فضای کاری مشترک برای قراردادها تبدیل شود. ذی نفعان مختلف (مانند تیم های فروش، حقوقی و مالی) باید بتوانند تغییرات را مستقیماً در سند ثبت کرده، نظرات خود را اضافه کنند و تاریخچه تمام اصلاحات را مشاهده نمایند تا از سردرگمی ناشی از کار با نسخه های مختلف یک سند جلوگیری شود.

 ۶. اتوماسیون (Automation)

گردش های کاری (Workflows) در CRM باید بتوانند فرآیندهای مربوط به قرارداد را خودکار کنند. برای مثال، سیستم می تواند به صورت خودکار، ۹۰ روز قبل از انقضای یک قرارداد، یک وظیفه برای مدیر حساب جهت مذاکره برای تمدید، ایجاد کند و از فراموش شدن آن جلوگیری نماید.

بیشتر بخوانید: اتوماسیون بازاریابی و نرم افزار سی آر ام CRM 

 ۷. هشدارها و اعلان ها (Alerts and Notifications)

قابلیت اعلان های خودکار در CRM باید شما را از تاریخ های کلیدی و تعهدات مهم آگاه سازد. این یادآورها تضمین می کنند که مهلت های حیاتی مانند تاریخ پرداخت یا موعد تمدید، هرگز فراموش نمی شوند و شما همواره یک قدم از کارها جلوتر هستید.

بیشتر بخوانید: اعلانات در نرم افزار سی آر ام

 ۸. مخزن متمرکز اسناد

خود نرم افزار CRM باید به عنوان مخزن مرکزی، امن و قابل جستجو برای تمام قراردادهای شما عمل کند. هر قرارداد باید به صورت خودکار به پروفایل مشتری و معامله مربوطه پیوند داده شود تا یک بایگانی کامل، یکپارچه و قابل استناد ایجاد گردد.

 ۹. تحلیل و گزارش گیری

ماژول گزارش گیری CRM باید بتواند عملکرد قراردادها را تحلیل کند. شما باید قادر باشید گزارش هایی در مورد معیارهایی مانند “متوسط زمان لازم برای بستن یک قرارداد” یا “سودآورترین انواع قراردادها” استخراج کرده و از این بینش ها برای بهینه سازی استراتژی های آینده خود استفاده کنید.

 در انتخاب ارائه دهنده مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام به چه نکاتی باید توجه کرد؟

ادغام CRM شما با مدیریت قرارداد، کارایی را به طور قابل توجهی افزایش می دهد و فرآیندهای قرارداد شما را ساده می کند. در ادامه به بررسی نحوه اطمینان از یک ادغام موفق می پردازیم:

 ۱. یک سیستم سی آر ام سازگار انتخاب کنید

یک سیستم CRM را انتخاب کنید که اطمینان حاصل کنید که همگام سازی راحتی از داده‌ها را ارائه می دهد، از ویژگی های مورد نیاز شما پشتیبانی می کند، با بودجه شما مطابقت دارد و می تواند در کنار کسب و کار شما مقیاس پذیر باشد. اولویت دادن به سازگاری در دراز مدت باعث صرفه‌جویی در زمان و تلاش ارزشمند می شود.

 ۲. فیلد های کلیدی داده‌ها را برای همگام سازی ثبت کنید

فیلد های ضروری که باید بین CRM و مدیریت قرارداد شما همگام شوند را با دقت ثبت کنید. اطلاعات مهمی مانند جزئیات مشتری، تاریخ قرارداد، قیمت و شرایط کلیدی را در نظر بگیرید. ثبت دقیق داده ها از ناامیدی در آینده جلوگیری کرده و سازگاری را در هر دو سیستم حفظ می کند.

 ۳. برای کارایی بیشتر از خودکار سازی استفاده کنید

با استفاده از قدرت اتوماسیون، گردش کار خودکار را برای ایجاد، تأیید و یادآوری قراردادها اجرا کنید. این کار وظایف دستی را کاهش می دهد، فرآیندها را تسریع می کند و به تیم شما امکان می دهد بر روی ابتکارات استراتژیک تمرکز کند.

 ۴. قوانینی برای سازگاری داده‌ها تعیین کنید

قوانین واضحی را برای اطمینان از همسویی داده‌ها تعیین کنید. حسابرسی های منظم و بررسی های خودکار به حفظ سازگاری بین قراردادها، جزئیات مشتری و اطلاعات قیمت در هر دو سیستم کمک می کند.

 ۵. بر عملکرد ادغام را نظارت کنید

پس از ادغام CRM و مدیریت قراردادها، به طور فعال عملکرد آن را نظارت کنید. و معیار های کلیدی مانند زمان پردازش قرارداد و تعامل کاربر را پیگیری کنید. بهینه سازی مداوم تضمین می کند که با تکامل کسب و کار خود، مزایای ادغام را به حداکثر برسانید.

 جمع بندی مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام

مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام فرآیند مدیریت تمام مراحل توافقات قانونی است که اطمینان حاصل می کند قراردادها به طور مؤثر ایجاد، اجرا و بررسی می شوند. این فرآیند شامل فعالیت های مدیریتی که تضمین می کنند همه طرف ها به تعهدات قراردادی خود عمل می کنند و شرایط توافق شده را رعایت می کنند، می باشد. هدف این فرآیند، به حداکثر رساندن عملکرد عملیاتی و مالی و کاهش ریسک است. مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام امکان ایجاد، ذخیره و مدیریت مستقیم قراردادها، خودکار سازی جریان های کاری و هشدارها، و کاهش ریسک ها با الگوهای داخلی و کنترل مجوزها را فراهم می کند. مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام با تسریع تأییدها، یکپارچه سازی داده ها، افزایش دقت، همکاری بی وقفه بین بخش ها، کنترل ریسک و افزایش کارایی فروش از طریق خودکارسازی فرآیندها، بهره وری و کارایی کسب وکارها را بهبود می بخشد.

 

برای آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار سی آر ام کلید و دریافت دمو و مشاوره ی رایگان، میتوانید با ارسال فرم با کارشناسان ما در ارتباط باشید. درصورت هر گونه سوال یا پیشنهادی، خوشحال میشویم نظرات و دیدگاه خود را با ما به اشتراک بگذارید.