اعلانات در نرم افزار سی آر ام

در این مقاله قصد داریم به بررسی موضوعاتی در ارتباط با سیستم اعلانات در نرم افزار سی آر ام CRM بپردازیم. سیستم اعلان در CRM به مجموعه‌ای از ابزارها و تنظیمات گفته می‌شود که برای ارسال پیام‌های فوری و مهم به کاربران طراحی شده‌اند تا بتوانند به سرعت به وظایف خود رسیدگی کنند و تصمیمات بهتری اتخاذ کنند. البته در ادامه این محتوا سعی داریم علاوه بر ارائه تعریف دقیقی از سیستم اعلان‌ها در CRM، به مواردی نظیر نحوه تنظیم اعلان‌ها در پلتفرم‌های مختلف، استفاده از API برای یکپارچه‌سازی پیشرفته، ابزارهای جانبی برای ساده‌سازی اعلان‌ها، و روش‌های بهینه‌سازی و شخصی‌سازی اعلان‌ها برای بهبود بهره‌وری تیم‌ها و تجربه مشتری بپردازیم.

اهمیت اعلانات در نرم افزار سی آر ام CRM برای بهبود ارتباط با مشتریان

در دنیای کسب‌وکارهای امروزی، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به ابزارهای حیاتی برای کسب‌وکارها تبدیل شده‌اند. این سیستم‌ها باجمع‌آوری داده‌های مختلف از مشتریان و تعاملات آن‌ها، به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا روابط خود را با مشتریان بهبود بخشند و فرآیندهای فروش و خدمات مشتریان را کارآمدتر کنند. یکی از جنبه‌های کلیدی در بهره‌برداری از CRM، استفاده بهینه از اعلان‌ها و نوتیفیکیشن‌ها است.

اعلان‌های CRM، اگر به درستی تنظیم شوند، می‌توانند به تیم‌ها کمک کنند تا سریع‌تر به تغییرات و نیازهای مشتریان واکنش نشان دهند. برای مثال، ارسال اعلان به تیم فروش در هنگام ورود سرنخ‌های جدید یا اطلاع‌رسانی به مسئولین پشتیبانی مشتری درباره مشکلات فنی، به سرعت و به موقع، باعث می‌شود تیم‌ها سریعاً اقدام کنند و احتمال تبدیل سرنخ‌ها به مشتریان واقعی افزایش یابد. همچنین این اعلان‌ها می‌توانند وظایف مهم را به افراد خاصی اختصاص دهند و کمک کنند تا تیم‌ها در مسیر درست و به موقع عمل کنند.

یکی از روش‌های موثر در مدیریت اعلان‌ها، استفاده از ابزارهای اتوماسیون است. این ابزارها به خودکارسازی ارسال اعلان‌ها کمک می‌کنند و از ارسال‌های دستی و خطاهای احتمالی جلوگیری می‌کنند. همچنین با استفاده از فناوری‌های پیشرفته مانند هوش مصنوعی، می‌توان اعلان‌ها را به گونه‌ای هوشمندانه تنظیم کرد که اعلان‌های مهم و فوری اولویت‌بندی شوند، در حالی که اعلان‌های کم‌اهمیت نادیده گرفته شوند.

در نهایت، ایجاد یک سیستم اعلان مؤثر به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که همیشه به روز باشند و از فرصت‌های جدید به سرعت بهره‌برداری کنند، در عین حال که از اشتباهات و تأخیرهای احتمالی جلوگیری می‌شود. این موضوع نه تنها منجر به افزایش بهره‌وری تیم‌ها می‌شود، بلکه در حفظ و افزایش رضایت مشتریان نیز تأثیر بسزایی دارد.

بیشتر بخوانید : مراحل آماده‌سازی برای اتصال اعلانات در نرم افزار سی آر ام

اعلانات در نرم افزار سی آر ام CRM چه کار می‌کنند ؟

اعلانات در نرم افزار سی آر ام CRM در اصل هشدارهایی هستند که سیستم CRM بر اساس رویدادها و تغییرات داده‌ای درون سیستم ایجاد می‌کند. این رویدادها می‌توانند شامل ثبت یک سرنخ جدید، آپدیت وضعیت یک مشتری، نزدیک شدن مهلت انجام یک تسک، یا حتی عدم تعامل مشتری در یک بازه مشخص باشند. به بیان ساده‌تر، این اعلان‌ها نقش یک دستیار دیجیتال را دارند که به‌صورت هوشمندانه، داده‌ها را پایش کرده و زمانی که اقدامی نیاز است، به شما یادآوری می‌کنند.

به عنوان مثال:

وقتی مشتری جدیدی ثبت می‌شود، سیستم فوراً به مسئول فروش اطلاع می‌دهد.

اگر پاسخ به یک تیکت پشتیبانی دیر شده باشد، CRM هشدار می‌دهد تا از نقض توافق‌نامه سطح خدمات (SLA) جلوگیری شود.

هنگام نزدیک شدن به موعد یک قرار ملاقات یا تماس پیگیری، اعلان برای فروشنده ارسال می‌شود تا ارتباط مؤثر و به‌موقع با مشتری حفظ شود.

چرا اعلان‌های CRM حیاتی هستند؟

واکنش سریع‌تر به مشتری: با دریافت هشدارهای آنی، تیم‌ها می‌توانند در لحظه به مسائل پاسخ دهند و رضایت مشتری را افزایش دهند.

افزایش هماهنگی در تیم: تمام اعضای تیم در جریان آخرین فعالیت‌ها قرار می‌گیرند و احتمال دوباره‌کاری یا از دست رفتن اطلاعات کاهش می‌یابد.

افزایش بهره‌وری: تیم‌ها به‌جای چک‌کردن مداوم داده‌ها، تنها در صورت نیاز نوتیفیکیشن دریافت می‌کنند و تمرکز کاری حفظ می‌شود.

بهبود دقت و نظم در فرایندها: به کمک اعلان‌ها می‌توان اطمینان حاصل کرد که مراحل مهم در چرخه فروش یا خدمات مشتری هیچ‌گاه فراموش نمی‌شوند.

انواع اعلانات در نرم افزار سی آر ام CRM :

هر نوع اعلان کاربرد خاصی دارد و معمولاً بسته به نیاز کسب‌وکار، قابل تنظیم است. برخی از رایج‌ترین انواع اعلانات در نرم افزار سی آر ام CRM شامل:

ثبت سرنخ جدید: هشدار به تیم فروش برای پیگیری سریع مشتری بالقوه.

مهلت انجام کار: اطلاع‌رسانی درباره نزدیک بودن یا گذشتن از مهلت انجام یک تسک خاص.

تغییر وضعیت مشتری: مثلاً وقتی مشتری از مرحله “مذاکره” به “خرید” منتقل می‌شود، تیم مرتبط مطلع می‌شود.

عدم تعامل: اگر مشتری برای مدت مشخصی بی‌پاسخ بماند یا فعالیتی نداشته باشد، سیستم هشدار می‌دهد.

اعلان‌های مربوط به تیم پشتیبانی: مانند دریافت یک تیکت جدید یا نزدیک بودن مهلت پاسخ.

اعلان‌های شخصی‌سازی‌شده: مانند یادآوری تماس بعدی، ارسال ایمیل پیگیری، یا تکمیل یک گزارش داخلی.

در نهایت، اعلان‌های CRM اگر به‌درستی تنظیم و مدیریت شوند، می‌توانند یک مزیت رقابتی مهم برای کسب‌وکارها ایجاد کنند. آن‌ها باعث می‌شوند تعامل با مشتری نه‌تنها سریع‌تر و دقیق‌تر، بلکه هوشمندانه‌تر انجام شود.

سفارشی‌سازی اعلان‌ها در CRMهای مدرن

در دنیای کسب‌وکارهای امروز، ارتباط موثر و به‌موقع با مشتری، یکی از ارکان کلیدی موفقیت است. سیستم‌های CRM مدرن این امکان را فراهم کرده‌اند تا اعلان‌ها و هشدارهای درون‌سیستمی را به‌گونه‌ای تنظیم کنیم که دقیقاً مطابق با نیازهای خاص تیم و جریان کاری ما عمل کنند. این سفارشی‌سازی نه‌تنها باعث افزایش سرعت واکنش به مشتریان می‌شود، بلکه انسجام داخلی و بهره‌وری تیمی را هم به شکل چشم‌گیری بهبود می‌دهد.

برای نمونه، ابزارهای هوشمندی مثل Dialzara قابلیت یکپارچه‌سازی مستقیم با سیستم CRM را دارند و می‌توانند با تحلیل مکالمات تلفنی یا فعالیت‌های مرتبط، به‌صورت خودکار اعلان‌هایی فعال کنند. این اعلان‌ها به تیم‌ها کمک می‌کنند تا هیچ فرصت فروش یا پیگیری مهمی از دست نرود. درواقع، چنین ابزارهایی به شما امکان می‌دهند تا بدون نیاز به ثبت دستی، تعاملات کلیدی با مشتری به‌سرعت در سیستم ثبت شود و اقدام مناسب انجام گردد.

مراحل آماده‌سازی برای اتصال اعلانات در نرم افزار سی آر ام

مرحله اول: مشخص‌کردن اهداف یکپارچه‌سازی

نخست باید بررسی کنید چه نوع اعلان‌هایی بیشترین ارزش را برای کسب‌وکار شما ایجاد می‌کنند. این کار به شما کمک می‌کند تا فرآیند یکپارچه‌سازی را هدفمندتر پیش ببرید و روی مواردی تمرکز کنید که بیشترین تأثیر را در عملکرد تیم شما دارند.

به‌طور معمول، اعلان‌ها بر اساس سطح اهمیت دسته‌بندی می‌شوند:

بالا:
اعلان‌هایی که نیاز به واکنش فوری دارند، مثل هشدار درباره ورود یک سرنخ جدید. این نوع اعلان باید بلافاصله به تیم فروش ارسال شود تا احتمال تبدیل سرنخ به مشتری افزایش یابد.

متوسط:
مواردی مانند یادآوری تسک‌های در حال انجام یا هشدارهای داخلی که برای هماهنگی و مدیریت بهتر کارها مفید هستند. این اعلان‌ها می‌توانند در بازه‌های زمانی مشخص ارسال شوند.

پایین:
اعلان‌هایی که صرفاً برای ثبت، آرشیو یا گزارش‌گیری استفاده می‌شوند، مثل ثبت خودکار تماس‌های انجام‌شده یا ایمیل‌های ارسال‌شده. این اعلان‌ها بیشتر جنبه مستندسازی دارند.

با دسته‌بندی این اعلان‌ها، می‌توانید تصمیم بگیرید کدام‌ها به صورت فوری، کدام‌ها روزانه و کدام به شکل خلاصه هفتگی ارسال شوند.

مرحله دوم: ارزیابی سازگاری و آمادگی CRM

حالا باید بررسی کنید که آیا CRM شما از نظر فنی امکان پیاده‌سازی این اعلان‌ها را دارد یا نه. این مرحله شامل موارد زیر است:

مطالعه مستندات API:
باید ببینید CRM چه نوع APIهایی برای ارسال اعلان‌ها پشتیبانی می‌کند. برخی سیستم‌ها فقط از اعلان‌های ایمیلی یا درون‌برنامه‌ای پشتیبانی می‌کنند، درحالی‌که برخی دیگر ارسال پیامک یا اتصال به پلتفرم‌های خارجی را هم ممکن می‌سازند.

بررسی قالب‌های آماده:
برخی از CRMها (مثل HubSpot یا Salesforce) قالب‌های آماده‌ای برای اعلان‌های رایج دارند. استفاده از این قالب‌ها می‌تواند زمان پیاده‌سازی را به‌شدت کاهش دهد.

اطمینان از پشتیبانی از Webhook:
وب‌هوک‌ها این امکان را می‌دهند که در لحظه‌ای که یک رویداد اتفاق می‌افتد (مثلاً تماس جدید یا به‌روزرسانی وضعیت مشتری)، اطلاعات به سیستم دیگر ارسال شود. این قابلیت برای ارسال بلادرنگ اعلان‌ها حیاتی است.

ابزارها و منابع موردنیاز برای شروع

برای اجرای یکپارچه‌سازی موفق، لازم است ابزارها و دسترسی‌های زیر را در اختیار داشته باشید:

دسترسی ادمین به CRM:

تا بتوانید تنظیمات API، Webhook و اعلان‌ها را مدیریت کنید.

اطلاعات فنی مربوط به API یا Webhook سیستم‌ها:

شامل آدرس‌های URL، توکن‌های احراز هویت و مشخصات داده‌ای.

پلتفرم‌های یکپارچه‌سازی مانند Zapier، Make یا n8n:

این پلتفرم‌ها بدون نیاز به کدنویسی به شما امکان می‌دهند بین سیستم‌ها اتوماسیون ایجاد کنید (مثلاً: وقتی تماس جدید در Dialzara انجام شد، اعلان آن در Slack یا موبایل نمایش داده شود).

محیط توسعه در صورت نیاز به کدنویسی اختصاصی:

اگر قصد دارید اعلان‌ها را کاملاً سفارشی کنید، ممکن است نیاز به توسعه اسکریپت‌های خاص داشته باشید.

مستندات کامل هر سیستم متصل‌شونده:

مثل CRM، پلتفرم تماس، ابزارهای هوش مصنوعی یا نرم‌افزارهای اتوماسیون.

نقش هوش مصنوعی در اعلان‌های هوشمند

در صورتی که از ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی مانند Dialzara استفاده می‌کنید، این پلتفرم‌ها می‌توانند به‌صورت خودکار اعلان‌هایی را فعال کنند که بر اساس محتوای تماس صوتی، تحلیل رفتار مشتری یا سیگنال‌های خرید طراحی شده‌اند. این ابزارها معمولاً فرآیند اتصال به CRM را ساده کرده و تنظیمات API و Webhook را به‌صورت نیمه‌خودکار انجام می‌دهند. بنابراین، سرعت راه‌اندازی افزایش و پیچیدگی فنی کاهش می‌یابد.

در مجموع، اگر فرآیند سفارشی‌سازی اعلان‌ها به‌درستی طراحی و اجرا شود، می‌تواند یک مزیت رقابتی مهم برای کسب‌وکار شما ایجاد کند: از پاسخ‌گویی سریع‌تر گرفته تا افزایش هماهنگی تیمی و کاهش خطاهای انسانی.

شروع با اعلان‌های ساده در CRM

اگر از نرم‌افزارهایی مثل HubSpot یا Salesforce استفاده می‌کنید، خوشبختانه می‌توانید بسیاری از اعلان‌های ساده را بدون نیاز به کدنویسی یا پیکربندی‌های پیچیده، مستقیماً از داخل پلتفرم تنظیم کنید.

برای مثال، در Salesforce می‌توانید وارد بخش Setup شوید، از آن‌جا به بخش مربوط به مدیریت کاربران بروید، افراد تیم خود را انتخاب کرده و تنظیم کنید که چه نوع اعلان‌هایی برایشان ارسال شود.

می‌توانید تعیین کنید که این هشدارها درباره چه چیزی باشند — مثلاً:

ورود یک سرنخ جدید (Lead)

نزدیک شدن به موعد انجام یک تسک

تغییر وضعیت یک مشتری

و در نهایت، فرکانس ارسال را نیز می‌توان طوری تنظیم کرد که افراد دچار خستگی از اعلان‌های بی‌ربط یا زیاد نشوند.

استفاده از API برای سیستم‌های پیشرفته‌تر

اگر به یک ساختار سفارشی‌تر نیاز دارید، مثلاً بخواهید اعلان‌ها به شکل دقیق‌تری بین ابزارهای مختلف پخش شوند یا رفتار اعلان‌ها را خودتان کنترل کنید، استفاده از APIها انتخاب هوشمندانه‌ای است.

مراحل راه‌اندازی با API:

۱. دریافت اطلاعات API

به بخش توسعه‌دهنده در نرم‌افزار CRM خود (مثلاً Salesforce) بروید و یک “اپلیکیشن متصل” (Connected App) تعریف کنید. با انجام این کار، کلیدهای امنیتی (مثل Consumer Key و Consumer Secret) برای شما ایجاد می‌شود. این کلیدها به سیستم شما اجازه می‌دهند تا به‌صورت امن با CRM ارتباط برقرار کند.

۲. پیکربندی ارتباط‌ها (Endpoints)

باید مشخص کنید که اعلان‌ها به کجا و چگونه ارسال شوند. مثلاً:

آدرس دریافت اعلان‌ها (URL وب‌هوک)

تنظیمات احراز هویت

ساختار اطلاعاتی که ارسال می‌شود (مثل JSON)

۳. تست و نظارت

وقتی همه چیز راه‌اندازی شد، باید با تست کردن مطمئن شوید که اعلان‌ها به‌درستی ارسال می‌شوند. به نکاتی مثل تأخیر در ارسال، خطاهای احتمالی یا اعلان‌هایی که اشتباهی فرستاده می‌شوند دقت کنید.

ابزارهای جانبی برای اعلان‌های بدون کدنویسی

اگر با API و برنامه‌نویسی راحت نیستید یا تیم فنی در اختیار ندارید، می‌توانید از ابزارهای آماده استفاده کنید. این ابزارها به شما کمک می‌کنند بدون پیچیدگی‌های فنی، اعلان‌هایی کاربردی بسازید.

مثلاً:

وقتی یک سرنخ جدید وارد CRM می‌شود، به‌صورت خودکار یک پیام به Slack یا واتساپ تیمی شما فرستاده شود.

یا هنگام نزدیک شدن به مهلت یک تسک، یک پیامک یادآوری برای مسئول آن تسک ارسال شود.

برخی از این ابزارها شامل Zapier، Make (Integromat) و Pabbly Connect هستند که کارهای پیچیده را با رابط‌های گرافیکی ساده می‌کنند.

چگونه اعلان‌ها را مؤثر و مفید نگه داریم؟

راه‌اندازی اعلان مهم است، اما مدیریت درست آن مهم‌تر است. اگر کنترل درستی روی اعلان‌ها نداشته باشید، ممکن است تیم شما به‌جای بهره‌وری، دچار سردرگمی شود.

شخصی‌سازی اعلان‌ها بر اساس جریان کاری تیم

هر عضو تیم لازم نیست همه‌ اعلان‌ها را دریافت کند. بلکه باید فقط آن پیام‌هایی به او برسد که به وظایفش مرتبط است.

مثلاً:

کارشناس فروش فقط پیام‌های مربوط به ورود سرنخ‌ها را بگیرد.

مدیر پروژه فقط در جریان تأخیرها یا تغییر در فعالیت‌های پروژه قرار گیرد.

این باعث می‌شود افراد بهتر تمرکز کنند و اقدام سریع‌تری داشته باشند.

تعیین نقاط حساس در ارتباط با مشتری

شناسایی نقاط کلیدی که در آن اعلان می‌تواند تجربه مشتری را بهتر کند بسیار مهم است. برای مثال:

ورود یک سرنخ جدید که باید سریع پیگیری شود.

مهلت تسک‌های حساس که باید قبل از اتمام اطلاع‌رسانی شود.

تغییر وضعیت مشتری از «در حال بررسی» به «نیازمند اقدام فوری» که باید به سرعت واکنش نشان داد.

چگونه از زیاد شدن اعلان‌ها جلوگیری کنیم؟

اگر پیام‌های زیاد و بدون اولویت برای افراد فرستاده شود، بعد از مدتی آن‌ها به اعلان‌ها بی‌توجه می‌شوند. برای جلوگیری از این موضوع، می‌توانید سیستم اعلان خود را به سطوح مختلف اولویت تقسیم کنید:

 فوری (Immediate Priority):

پیام باید در لحظه از طریق ایمیل و نوتیفیکیشن موبایل ارسال شود.

مثل ورود یک سرنخ داغ یا درخواست فوری مشتری.

 بالا (High Priority):

پیام در فاصله زمانی کوتاه (مثلاً ۲ ساعت) ارسال شود.

برای مواردی مثل نزدیک بودن مهلت یک تسک یا تأخیر در یک مرحله پروژه.

 متوسط (Medium Priority):

این اعلان‌ها می‌توانند در قالب ایمیل‌های روزانه یا گزارش‌های هفتگی خلاصه شوند.

مثلاً تغییرات غیر فوری در وضعیت مشتری.

خودکارسازی فرآیند اعلان‌ها

دستی اعلان فرستادن در یک تیم بزرگ یا پرمشغله، هم زمان‌بر است و هم احتمال خطا دارد. به همین دلیل بهتر است از سیستم‌های خودکار استفاده کنید.

استراتژی‌های مفید در خودکارسازی:

تحویل هوشمند:
تنظیم کنید که اعلان‌ها فقط در ساعات کاری ارسال شوند، یا اعلان‌های غیرمهم در تعطیلات ذخیره شوند و بعداً فرستاده شوند.

فیلتر هوشمند با هوش مصنوعی:
برخی ابزارها با استفاده از هوش مصنوعی، پیام‌های مهم را مشخص می‌کنند و بقیه را فیلتر می‌کنند. مثلاً فقط پیام‌هایی که شامل سرنخ‌های با امتیاز بالا هستند، به تیم فروش ارسال شوند.

ادغام اعلان‌ها در بسترهای مختلف

یکی از راه‌های حرفه‌ای‌تر کردن سیستم اعلان این است که از چندین کانال به‌طور هماهنگ استفاده کنید:

ایمیل: برای اعلان‌های مفصل و مستندسازی

پیامک: برای هشدارهای سریع و مختصر

اپلیکیشن موبایل: برای اعلان‌های درون‌برنامه‌ای (Push Notifications)

Slack یا Microsoft Teams: برای اطلاع‌رسانی در محیط کار گروهی

نکته مهم این است که محتوای هر پیام باید با پلتفرمی که در آن نمایش داده می‌شود، متناسب باشد. مثلاً پیامک باید خیلی خلاصه باشد، ولی ایمیل می‌تواند جزئیات بیشتری داشته باشد.

هوشمندسازی بیشتر با ابزارهای AI

ابزارهای هوش مصنوعی امروزه می‌توانند سیستم اعلان‌ها را بسیار هوشمندتر کنند:

اعلان‌های تکراری و دوره‌ای را بدون دخالت انسانی ارسال می‌کنند.

پیام‌های مهم را از میان حجم زیاد اعلان‌ها شناسایی و برجسته می‌کنند.

حتی می‌توانند ۲۴ ساعته پاسخ اولیه به مشتری بدهند یا تیم را مطلع کنند.

نکاتی برای بهره‌برداری بهتر از AI:

از مدل‌هایی استفاده کنید که با صنعت شما تطبیق داشته باشند.

حتماً امنیت APIها و دسترسی‌ها را کنترل کنید.

از شاخص‌های عملکردی مثل نرخ باز شدن اعلان‌ها، زمان پاسخ‌دهی تیم، و رضایت مشتری برای بهینه‌سازی سیستم استفاده کنید.

جمع‌بندی خلاصه برای طراحی سیستم اعلان در CRM

سیستم اعلانات در نرم افزار سی آر ام CRM باید به شکلی طراحی بشه که:

اطلاعات مهم رو سریع و دقیق به افراد درست برسونه،

از ارسال نوتیف‌های زیاد و بی‌هدف جلوگیری کنه،

و باعث بهبود هماهنگی تیم و تجربه مشتری بشه.

مراحل کلیدی:

تحلیل وضعیت فعلی: چه اعلان‌هایی الان هست و کدوم‌ها بی‌اثرند؟

هدف‌گذاری: می‌خوای چی رو بهتر کنی؟ (سرعت پاسخ، نرخ تبدیل، نظم تیمی)

استفاده از تنظیمات داخلی CRM: اعلان برای سرنخ جدید، تغییر وضعیت مشتری و وظایف.

اتصال با ابزارهای جانبی (مثل Zapier): ارسال نوتیف به Slack، ایمیل، پیامک و …

اولویت‌بندی اعلان‌ها: فوری، متوسط، کم‌اهمیت — بر اساس نوع تصمیم‌گیری.

اندازه‌گیری و بهبود: دنبال کن که چقدر از اعلان‌ها باز می‌شن و چه تأثیری دارن.

نکته مهم:

سیستم اعلان خوب = پیام‌های دقیق + زمان مناسب + کانال درست

برای آشنایی بیشتر با امکانات نرم‌ افزار سی آر ام کلید و دریافت دمو و مشاوره رایگان، می‌توانید با کارشناسان ما در ارتباط باشید. در صورت داشتن هرگونه سوال یا پیشنهادی، خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه‌ خود را با ما به اشتراک بگذارید.