امضای الکترونیک و کاربرد آن در نرم افزار CRM

در این مقاله قصد داریم به اهمیت امضای الکترونیک در نرم افزار CRM بپردازیم. این ادغام می تواند موجب ساده سازی فرآیند فروش، افزایش امنیت داده‌ها و ترویج همکاری شود در نتیجه به یک ابزار ضروری برای کسب و کارهای مدرن تبدیل شده است. امضاهای الکترونیک نتیجه منطقی فرایند دیجیتالی شدن در زمینه مراقبت از مشتری است.  ابزار امضای الکترونیک می تواند زمان را صرفه‌جویی کرده، فرآیندها را ساده کند، مدیریت اسناد را مدرن کرده و کار فروشندگان را بهینه سازد. همچنین در ادامه به مزایا و دلایل ضرورت انجام این ادغام و نکات مهم در انتخاب سیستم ارائه دهنده ادغام امضای الکترونیک نرم افزار سی آر ام می پردازیم.

 امضای الکترونیک چیست و چه ابعادی دارد؟

امضای الکترونیک (Electronic Signature) به هر نوع داده یا نماد دیجیتالی گفته می شود که به یک سند الکترونیکی ضمیمه شده و هویت امضاکننده و رضایت او با محتوای سند را تایید می کند. این تعریف، ابعاد فنی و حقوقی گسترده ای را در بر می گیرد که آن را از یک تصویر اسکن شده ی ساده کاملاً متمایز می سازد. در واقع، امضای الکترونیک یک فرآیند یکپارچه است که ثابت می کند یک فرد مشخص، در یک زمان مشخص، محتوای یک سند مشخص را تایید کرده است. این فرآیند با ثبت فراداده های (Metadata) ارزشمندی مانند آدرس IP، موقعیت مکانی تقریبی، مهر زمانی دقیق و مشخصات دستگاه امضاکننده، یک ردپای دیجیتال یا دنباله حسابرسی (Audit Trail) انکارناپذیر ایجاد می کند که اعتبار سند را تضمین می نماید.

روش های پیاده سازی این فرآیند بسیار متنوع بوده و بر اساس سطح امنیت مورد نیاز انتخاب می شوند. برای مثال، کلیک روی دکمه «موافقم» در یک وب سایت، یک امضای الکترونیک ساده برای تایید شرایط خدمات است. در سطحی بالاتر، استفاده از یک کد یکبار مصرف (OTP) که به تلفن همراه کاربر ارسال می شود، هویت او را با درجه اطمینان بیشتری تایید می کند. امن ترین سطح نیز متعلق به امضای دیجیتال است که با بهره گیری از مکانیزم های رمزنگاری پیشرفته و گواهی های معتبر، یکپارچگی و عدم دستکاری سند را به طور کامل تضمین می کند.

هدف اصلی از به کارگیری این فناوری، ایجاد جایگزینی معتبر، امن و کارآمد برای امضای کاغذی در دنیای دیجیتال است. برای کسب وکارهایی که از نرم افزار crm تبلیغات استفاده می کنند، این قابلیت اهمیتی دوچندان دارد. به کمک امضای الکترونیک یکپارچه با نرم افزار کلید، می توان فرآیند ارسال پروپوزال برای سرنخ های به دست آمده از کمپین ها، تایید پیش فاکتورها و نهایی سازی قراردادها را از چند روز به چند دقیقه کاهش داد و ضمن افزایش چشمگیر سرعت فروش، تجربه ای مدرن و روان برای مشتریان خلق کرد.

 انواع اصلی امضای الکترونیک کدامند؟

اگرچه روش های متعددی برای ثبت امضای الکترونیک وجود دارد، اما می توان آن ها را در سه دسته کلی طبقه بندی کرد که هر یک سطح متفاوتی از امنیت و اعتبار را ارائه می دهند:

 ۱. امضای الکترونیک ساده (SES)

این نوع، پایه ای ترین سطح امضا را شامل می شود و نیازی به رمزنگاری پیچیده ندارد. مواردی مانند تایپ کردن نام در انتهای یک ایمیل، اسکن کردن تصویر امضای دستی و قرار دادن آن در یک سند، یا حتی کلیک کردن روی یک دکمه تایید، همگی در این دسته قرار می گیرند. اگرچه استفاده از آن آسان است، اما از نظر حقوقی و امنیتی ضعیف ترین نوع محسوب می شود.

 ۲. امضای الکترونیک پیشرفته (AES)

این نوع امضا باید شرایط خاصی را برآورده کند. اولاً، باید به طور انحصاری به امضاکننده مرتبط باشد. ثانیاً، هویت امضاکننده را احراز کند. ثالثاً، تحت کنترل انحصاری امضاکننده ایجاد شود و در نهایت، به گونه ای به سند متصل شود که هرگونه تغییر در سند پس از امضا، قابل تشخیص باشد. این سطح از امنیت معمولاً از طریق زیرساخت های کلید عمومی (PKI) تامین می شود.

 ۳. امضای الکترونیک واجد شرایط (QES)

این نوع، بالاترین سطح اعتبار و امنیت را دارد و در بسیاری از نظام های حقوقی، معادل قطعی امضای دستی در نظر گرفته می شود. امضای واجد شرایط، یک امضای پیشرفته است که توسط یک دستگاه اعتبارسنجی تایید شده (مانند توکن سخت افزاری) ایجاد شده و گواهی آن توسط یک مرجع صدور گواهی معتبر صادر می شود.

 چرا امضای الکترونیک و نرم افزار سی آر ام مهم است؟

ترکیب نرم افزار امضای الکترونیک با سی آر ام شما مزایا و فواید بسیاری برای کسب و کارتان به همراه دارد. اولین مورد، حذف ریسک از دست دادن یا گم شدن اسناد مهم است. با ذخیره همه چیز به صورت دیجیتالی، می توانید به راحتی به قراردادها، توافق‌نامه‌ها و سایر اسناد حیاتی دسترسی پیدا کرده و آنها را بازیابی کنید. علاوه بر آن، ادغام امضا الکترونیکی امنیت و رعایت مقررات را افزایش می دهد. اکثر پلتفرم های معتبر نرم افزار امضای الکترونیک از روش های رمزگذاری پیشرفته و فرآیند های احراز هویت استفاده می کنند که یکپارچگی و محرمانه بودن اسناد شما را تضمین می کنند. این سطح از امنیت به ویژه هنگام برخورد با اطلاعات حساس مشتری بسیار مهم است. همچنین، یکپارچه سازی امضای الکترونیک با سی آر ام همکاری و تیم سازی را گسترش می دهد و تیم های فروش می توانند به طور موثر با یکدیگر همکاری کنند و اسناد را به صورت لحظه ای به اشتراک گذاشته و ویرایش کنند. این امر نیاز به استفاده از چندین نسخه از یک سند و سردرگمی ناشی از ایمیل ها یا انتقال فایل های جداگانه را از بین می برد، چرا که همه افراد می توانند به جدیدترین نسخه سند دسترسی داشته باشند و این، همکاری را هموارتر و بهره‌ورتر می سازد.

همچنین ادغام نرم‌افزار امضای الکترونیک با سی آر ام می تواند فرآیند های کاری شما را ساده کند. با خودکار سازی فرآیند امضا، می‌توانید زمان صرف شده برای کارهای اداری را کاهش داده و تمرکز بیشتری بر فعالیت های استراتژیک کسب و کار داشته باشید. این کارایی نه تنها در زمان صرفه‌جویی می‌کند، بلکه بهره وری کلی سازمان شما را نیز بهبود می بخشد. یکی دیگر از مزایای قابل توجه  تجمیع نرم‌افزار امضای الکترونیک با سی آر ام، امکان پیگیری و نظارت بر وضعیت اسناد است. با اعلان‌ها و به‌روزرسانی‌های لحظه ای، می توانید به راحتی پیگیری کنید که هر سند در کدام بخش از فرآیند امضا قرار دارد. این شفافیت به شناسایی موانع کمک می کند و اطمینان می دهد که توافقات به موقع انجام می شوند. در نتیجه منجر به سریع تر بستن قراردادها و بهبود رضایت مشتریان می شود.

بیشتر بخوانید: نرم افزار سی آر ام CRM چیست؟

 ادغام امضای الکترونیک و نرم افزار سی آر ام چه مزایایی دارد؟

یکپارچه سازی امضای الکترونیک با نرم افزار مدیریت مشتری زمان زیادی را برای شما و مشتریانتان صرفه‌جویی می کند. چهار نکته کلیدی یکپارچه سازی سیستم های امضای الکترونیک با سی آر ام را در ادامه آورده ایم:

 ادغام آسان داده ها با اسناد

یکپارچه سازی امضای الکترونیک با سی آر ام به شما امکان می دهد داده ها را از سیستم مدیریت مشتری به طور خودکار در اسناد خود وارد کنید و مثال هایی از مقادیر نقطه داده شامل نام و اطلاعات تماس مشتری، عناوین اسناد و جزئیات قراردادها را می توانید به طور خودکار وارد کنید. وارد کردن خودکار داده ها به شما کمک می کند اسناد خود را سریع‌تر ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که اطلاعات موجود در اسناد شما دقیق است. این کار از خطای انسانی که می تواند منجر به ارسال اسناد به گیرنده نادرست یا گنجاندن داده‌های نادرست در اسناد شود، جلوگیری می کند.

 پیگیری پیشرفت اسناد در خط فروش سی آر ام

پس از تنظیم یکپارچه سازی CRM خود، می توانید بر پیشرفت اسناد امضای الکترونیک را از طریق فرآیند فروش خود نظارت کنید. توانایی مشاهده این اطلاعات از طریق سیستم سی آر ام، شما را قادر می سازد تا به راحتی پیشرفت قراردادهای فعال را پیگیری کنید و نیازی به جابه‌جایی بین سیستم ها را نداشته باشید. همچنین می توانید وضعیت امضای یک سند را مشاهده کنید و ببینید که چه زمانی سند شما باز و ویرایش شده یا برای آن نظر داده شده است. این به شما اجازه می دهد که دلایل تکمیل نشدن اسناد را شناسایی کنید و یادآوری ها را به کسانی که باید امضا کنند ارسال کنید.

 اجرای اسناد در سیستم سی آر ام

اکثر نرم افزارهای ارائه دهنده امضای الکترونیک با سی آر ام به شما این امکان را می دهند که تمام اسناد خود را داخل سی آر ام ایجاد، ویرایش و اجرا کنید. این برای کل تیم شما یک صرفه‌جویی بزرگ در زمان است که به آنها این امکان را می دهد که بتوانند تمام بخش های جریان کار اسناد خود را از یک پنجره مدیریت کنند. همچنین می توانید اسناد خود را به راحتی  برای اجرا ارسال کنید چرا که تمام مخاطبین شما از قبل در پلتفرم سی آر ام شما وجود دارند.

 ذخیره سازی هوشمند فایل ها

یکپارچه سازی های سی آر ام به شما امکان می دهد به تمامی اسناد از طریق نرم‌افزار سی آر ام خود دسترسی پیدا کنید. معمولاً نرم‌افزارهای CRM سیستم های منحصر به فردی برای سازماندهی اسناد الکترونیکی ارائه می دهند. این می‌تواند ذخیره و پیدا کردن اسناد را در آینده آسان تر کند. به عنوان مثال، شما می توانید اسناد خود را بر اساس اینکه آیا آنها به یک فرصت، سرنخ یا حساب مربوط هستند، دسته بندی و مشاهده کنید. همچنین می توانید به راحتی تمام اسناد مربوط به هر حساب مشتری را پیدا کنید.

بیشتر بخوانید: مدیریت رسانه در نرم افزار سی آر ام CRM 

 بهترین روش های ادغام امضای الکترونیک و نرم افزار سی آر ام شما کدامند؟

ابن کار ممکن است پیچیده به نظر برسد اما با رویکردی صحیح، می تواند ساده و روان باشد. در ادامه یک راهنمای گام به گام برای شروع آورده ایم:

• تحقیق و انتخاب یک ارائه دهنده معتبر نرم‌افزار امضای الکترونیک که به خوبی با نرم افزار سی آر ام شما ادغام شود
• بررسی سازگاری و اطمینان از اینکه نرم‌افزار امضای الکترونیک، نیازهای امنیتی شرکت شما را برآورده می کند
• همکاری با تیم فناوری اطلاعات با تیم فروش خود برای پیکربندی و سفارشی سازی به منظور برآورده کردن نیازهای خاص شما
• آموزش به تیم فروش شما در مورد نحوه استفاده موثر از نرم‌افزار امضای الکترونیک ودر سی آر ام
• اجرای تدریجی ادغام و نظارت بر اثربخشی آن و جمع‌آوری بازخوردهای تیم فروش

اجرای ادغام امضای الکترونیک با سی آر ام ممکن است نیاز به سرمایه گذاری اولیه در زمینه مجوز نرم‌افزار، آموزش و راه اندازی داشته باشد. با این حال، در بلند مدت مزایای آن به مراتب بیشتر از هزینه های اولیه خواهد بود. برای مثال افزایش بهره وری، کوتاه شدن چرخه های فروش، بهبود امنیت داده‌ها و همکاری بهتر تنها برخی از امتیازاتی هستند که کسب و کارها با پذیرش این فناوری می توانند به دست آورند.

بیشتر بخوانید: مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام CRM | اهمیت مدیریت قرارداد و نرم افزار سی آر ام

 

 هنگام انتخاب یک ارائه دهنده نرم افزار امضای الکترونیک و نرم افزار سی آر ام باید به چه نکاتی توجه کرد؟

برای انتخاب ارائه دهنده لازم است عواملی فراتر از قابلیت های ادغام را در نظر بگیرید. با جلب مشارکت ذینفعان از بخش های مختلف در فرآیند راه اندازی، می توانید اطمینان حاصل کنید که این ادغام نیازهای متنوع سازمان شما را برآورده می کند. در ادامه برخی از عوامل انتخاب ارائه دهنده نرم افزار امضای الکترونیک با سی آر ام را بررسی می کنیم:

 سهولت استفاده

نرم‌افزار باید برای فرستنده و امضا کننده مورد پسند باشد. به دنبال یک رابط کاربری بصری باشید که حتی برای افرادی که با فناوری امضای الکترونیکی آشنا نیستند نیز راحت باشد.

 ویژگی های ارائه شده

پلتفرم های مختلف امضای الکترونیک ویژگی‌های متنوعی را ارائه می دهند. به این فکر کنید که کدام ویژگی‌ها برای شما مهم هستند، مانند سفارشی‌سازی برند، ارسال تعداد زیادی سند به صورت همزمان، امضای اسناد از طریق دستگاه های موبایل، و اتصال با سایر ابزارهای تجاری مانند سیستم‌های CRM.

 امنیت

ملاحظات امنیتی برای نرم‌افزار امضای الکترونیک باید اولویت بالایی داشته باشد. یک پلتفرم را انتخاب کنید که ویژگی‌های امنیتی قوی برای حفاظت از اسناد حساس شما ارائه دهد. این شامل ویژگی هایی مانند احراز هویت دو مرحله‌ای، ذخیره‌سازی امن اسناد و ردپای الکترونیکی می شود.

 تطابق

اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار امضای الکترونیکی مطابق با الزامات قانونی امضای الکترونیکی برای صنعت شما و موقعیت جغرافیایی امضاکنندگان شما است.

 مقیاس پذیری

نیازهای آینده خود را در نظر بگیرید. آیا حجم امضاهای شما افزایش خواهد یافت؟ انتخاب بهترین نرم‌افزار امضای الکترونیکی برای کسب و کارهای کوچک امروز ممکن است راه‌حل ایده‌آلی نباشد. اگر انتظار رشد قابل توجهی دارید. به دنبال نرم‌افزاری باشید که بتواند با کسب و کار شما مقیاس پذیر باشد تا نیازهای آینده را برآورده کند.

 قیمت گذاری

قیمت گذاری نرم‌افزار امضای الکترونیکی بسته به ویژگی های ارائه شده، حجم کاربران و نیازهای ذخیره سازی متغیر است. برنامه های قیمت گذاری مختلف از فروشندگان مختلف را مقایسه کنید تا یکی را پیدا کنید که با بودجه شما متناسب باشد.

 امضای آنلاین اسناد

اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار امضای الکترونیکی که انتخاب می کنید، امکان امضای آنلاین اسناد را فراهم می کند. این ویژگی به امضا کنندگان اجازه می دهد از هر مکانی با اتصال اینترنتی اسناد را به صورت الکترونیکی امضا کنند.

بیشتر بخوانید: ریفرال مارکتینگ و نرم افزار سی آر ام CRM | کاربرد بازاریابی ارجاعی در نرم افزار سی آر ام

 جمع بندی از امضای الکترونیک و نرم افزار سی آر ام

تلفیق امضای الکترونیک با سی آر ام مزایای بسیاری را برای کسب و کارها به همراه دارد. این مزایا شامل حذف کارهای اداری دستی، سریع تر بستن قراردادها، بهبود رضایت مشتریان و تضمین یکپارچگی اسناد می شود و همکاری و تیم سازی را گسترش می دهد در نتیجه تیم های فروش می توانند همکاری مؤثری با یکدیگر داشته باشند و اسناد را به اشتراک بگذارند. علت یکپارچه سازی امضای الکترونیک با نرم افزار مدیریت مشتری این است که زمان زیادی را برای نمایندگان شما و مشتریان صرفه‌جویی می کند. این اقدام ممکن است در ابتدا به سرمایه گذاری اولیه نیاز داشته باشد اما بعد از گذشت مدتی، بدون شک مزایای آن هزینه های اولیه را جبران خواهد کرد.  همچنین برای انتخاب ارائه دهنده  مناسب لازم است عواملی فراتر از قابلیت های این ادغام را در نظر گرفت.

 

برای آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار سی آر ام کلید و دریافت دمو و مشاوره ی رایگان، میتوانید با ارسال فرم با کارشناسان ما در ارتباط باشید. درصورت هر گونه سوال یا پیشنهادی، خوشحال میشویم نظرات و دیدگاه خود را با ما به اشتراک بگذارید.