محاسبه اقساط در نرم افزار CRM: از افزایش فروش تا بهبود جریان نقدینگی

در این مقاله قصد داریم به بررسی یکی از قابلیت های کلیدی و کاربردی در نرم افزارهای مدرن یعنی محاسبه اقساط بپردازیم. در شرایط اقتصادی امروز که قدرت خرید مشتریان و مدل های کسب وکار به طور مداوم در حال تغییر است، ارائه گزینه های پرداخت منعطف دیگر یک مزیت لوکس نیست، بلکه یک ضرورت استراتژیک است. محاسبه و مدیریت اقساط ابزاری است که به کسب وکارها اجازه می دهد فرآیند فروش های اعتباری و دریافت های مرحله ای خود را به صورت خودکار، دقیق و حرفه ای مدیریت کنند. در ادامه به صورت جامع به تعریف این قابلیت، مزایای استراتژیک آن، چالش های طاقت فرسای مدیریت دستی و نحوه بهینه سازی کامل این فرآیند توسط نرم افزار CRM خواهیم پرداخت.

 قابلیت محاسبه اقساط در نرم افزار CRM چیست؟

قابلیت محاسبه اقساط در نرم افزار CRM، یک ابزار مالی یکپارچه است که فرآیند پیچیده و حساس زمان بندی، پیگیری و مدیریت پرداخت های مرحله ای مشتریان را به صورت خودکار انجام می دهد. این قابلیت جایگزین روش های سنتی و مستعد خطا مانند استفاده از فایل های اکسل پراکنده یا محاسبات دستی می شود. در این سیستم، یک برنامه پرداخت اقساطی مستقیماً در پروفایل مشتری و در ارتباط با یک فاکتور، سفارش یا قرارداد مشخص ایجاد و مدیریت می شود. این یکپارچگی تضمین می کند که تمام اطلاعات مالی و ارتباطی مشتری در یک مکان واحد و قابل دسترس برای تمام تیم ها قرار دارد.

همانطور که در نرم افزار CRM کلید تعریف شده است، با این قابلیت دیگر نیازی به محاسبات دستی نیست. شما به راحتی می توانید مبلغ کل معامله، تعداد دقیق اقساط، تاریخ سررسید هر قسط و در صورت لزوم، سود یا کارمزد متعلقه را در سیستم وارد کنید. سپس، سیستم به صورت خودکار یک جدول پرداخت (Amortization Schedule) دقیق ایجاد می کند. این برنامه نه تنها مبالغ و تاریخ ها را مشخص می کند، بلکه وضعیت هر قسط (پرداخت شده، در انتظار، دیرکرد) را نیز به صورت زنده و شفاف نمایش می دهد و بستری قدرتمند برای اقدامات بعدی مانند ارسال یادآوری های خودکار یا تولید گزارش های مدیریتی فراهم می آورد.

 چرا ارائه گزینه های پرداخت اقساطی یک مزیت استراتژیک است؟

ارائه تسهیلات پرداخت به مشتریان، فراتر از یک تاکتیک فروش کوتاه مدت، یک استراتژی هوشمندانه برای رشد و پایداری کسب وکار است. کسب وکارهایی که امکان پرداخت اقساطی را به صورت سازمان یافته فراهم می کنند، از مزایای متعددی در بازاریابی، فروش و امور مالی بهره مند می شوند:

 ۱. افزایش فروش و نرخ تبدیل

این مهم ترین و مستقیم ترین مزیت است. ارائه گزینه اقساط، مانع بزرگ “قیمت” را برای مشتریان برطرف می کند. برای محصولات یا خدمات با قیمت بالا، بسیاری از مشتریان توانایی یا تمایل به پرداخت یک جای مبلغ را ندارند. مطالعات نشان می دهد که ارائه گزینه های پرداخت منعطف می تواند نرخ تبدیل فروش را به شکل چشمگیری افزایش دهد، زیرا مشتری احساس می کند خرید برای او آسان تر و کم فشارتر است.

بیشتر بخوانید: فروش چیست؟

 ۲. گسترش بازار هدف و نفوذ در بازارهای جدید

با ارائه تسهیلات پرداخت، محصولات و خدمات شما برای بخش بزرگ تری از جامعه، به ویژه نسل جوان که با مدل های “الان بخر، بعداً پرداخت کن” (BNPL) آشنا هستند، قابل دسترس می شود. این امر به شما اجازه می دهد تا به بازارهای جدیدی نفوذ کرده، مشتریانی را که پیش از این توانایی خرید از شما را نداشتند جذب کرده و سهم بازار خود را افزایش دهید.

بیشتر بخوانید: گزارشات پیشرفته در CRM چیست و چگونه تصمیم گیری شما را متحول می‌کند؟

 ۳. افزایش وفاداری و رضایت مشتری

ارائه انعطاف پذیری در پرداخت، یک پیام قدرتمند به مشتری ارسال می کند: “ما شرایط شما را درک می کنیم و برای راحتی شما ارزش قائلیم.” این رویکرد مشتری محور، تجربه ای مثبت و متمایز ایجاد می کند. مشتری که تجربه خرید اقساطی روان و بدون دردسری داشته باشد، به احتمال زیاد برای خریدهای آینده نیز به شما مراجعه خواهد کرد و کسب وکار شما را به دیگران توصیه می کند.

بیشتر بخوانید: تعامل مشتری | روش های بهبود تعامل مشتری

 ۴. ایجاد جریان درآمدی مستمر و قابل پیش بینی

فروش های اقساطی به جای ایجاد درآمدهای بزرگ، نامنظم و یک باره، یک جریان درآمدی مستمر و قابل پیش بینی برای ماه های آینده ایجاد می کنند. این ثبات در جریان نقدینگی به مدیران مالی در برنامه ریزی بودجه، مدیریت هزینه ها، برنامه ریزی برای موجودی کالا و حتی دریافت تسهیلات بانکی کمک شایانی می کند، زیرا ثبات مالی شرکت را به نمایش می گذارد.

 مدیریت دستی اقساط با چه چالش ها و خطراتی همراه است؟

با وجود تمام مزایا، بسیاری از کسب وکارها به دلیل ترس از پیچیدگی های مدیریتی، از ارائه فروش اقساطی خودداری می کنند یا آن را به صورت دستی و سنتی انجام می دهند. این رویکرد می تواند به سرعت به یک کابوس عملیاتی تبدیل شود:

 ۱. خطاهای انسانی پرهزینه

محاسبات دستی مستعد انواع خطاهاست؛ از اشتباه در تقسیم مبلغ کل و محاسبه سود گرفته تا ثبت تاریخ های سررسید نادرست. کوچک ترین اشتباه می تواند منجر به اختلافات مالی جدی با مشتری، بحث های فرسایشی، نارضایتی و آسیب به اعتبار برند شما شود.

 ۲. فرآیند زمان بر و طاقت فرسا

تصور کنید یک کارمند باید ساعت ها در هفته وقت خود را صرف به روزرسانی فایل های اکسل، مقایسه آن ها با صورت حساب های بانکی، محاسبه مبالغ باقی مانده و ارسال ایمیل ها یا پیامک های یادآوری به تک تک مشتریان کند. این زمان و انرژی ارزشمند می توانست صرف فعالیت های استراتژیک تری برای رشد شرکت شود.

 ۳. فقدان دید یکپارچه و گزارش گیری ضعیف

در روش دستی، به دست آوردن یک تصویر کلی و لحظه ای از وضعیت مطالبات تقریباً غیرممکن است. پاسخ به سوالات ساده ای مانند “مجموع اقساط معوقه ما چقدر است؟” یا “کدام مشتریان به طور مداوم تأخیر در پرداخت دارند؟” نیازمند تحلیل های پیچیده و زمان بر است.

 ۴. پیگیری نامنظم و آسیب به تجربه مشتری

فراموشی در ارسال یک یادآوری یا ارسال آن با لحنی نامناسب، می تواند هم به جریان نقدینگی شما آسیب بزند و هم رابطه شما با مشتری را خدشه دار کند. عدم وجود یک فرآیند استاندارد، منجر به تجربه ای متناقض و غیرحرفه ای برای مشتری می شود.

بیشتر بخوانید: تجربه مشتری | بهترین روش ارائه تجربه مشتری

 قابلیت محاسبه اقساط در CRM کلید چگونه این فرآیند را بهینه می کند؟

نرم افزار CRM کلید با ارائه یک ماژول یکپارچه برای محاسبه و مدیریت اقساط، تمام چالش های ذکر شده را برطرف کرده و این فرآیند را به یک عملیات ساده، دقیق و کاملاً خودکار تبدیل می کند:

•  ایجاد سریع و دقیق برنامه پرداخت: در زمان صدور فاکتور یا ثبت یک قرارداد جدید، می توانید با چند کلیک ساده، برنامه پرداخت اقساطی را تعریف کنید. سیستم تمام محاسبات مربوط به مبالغ، تاریخ ها و سود احتمالی را به صورت خودکار و بدون کوچک ترین خطا انجام می دهد و یک جدول زمانی شفاف در اختیار شما و مشتری قرار می دهد.
•  اتوماسیون کامل یادآوری ها و پیگیری ها: اینجاست که قدرت واقعی اتوماسیون فرآیندها مشخص می شود. شما می توانید یک بار برای همیشه، جریان کاری خودکار تعریف کنید. برای مثال: “۷ روز قبل از سررسید هر قسط، پیامک یادآوری شماره ۱ از طریق ماژول مدیریت پیامک ارسال شود. اگر ۲ روز پس از سررسید قسط پرداخت نشد، یک ایمیل با لحن رسمی تر ارسال شده و یک وظیفه برای پیگیری تلفنی توسط کارشناس مربوطه ایجاد شود.”
•  مدیریت متمرکز و دید ۳۶۰ درجه از مشتری: تمام اطلاعات مربوط به اقساط هر مشتری، از جمله تاریخچه ی پرداخت ها، مبالغ باقی مانده و وضعیت دیرکرد، مستقیماً در پروفایل اصلی او در CRM قابل مشاهده است. این دید یکپارچه به تیم فروش و پشتیبانی اجازه می دهد تا در هر تعاملی، با آگاهی کامل از وضعیت مالی مشتری با او صحبت کنند.
•  گزارش گیری هوشمند و آنی: با استفاده از ماژول گزارشات پیشرفته، مدیران می توانند در هر لحظه گزارش های دقیقی از وضعیت کلی وصول مطالبات، لیست مشتریان بدحساب بر اساس میزان بدهی یا تعداد روزهای تأخیر، و پیش بینی دقیق جریان نقدینگی ورودی از محل اقساط در ماه های آینده تهیه کنند.

بیشتر بخوانید: مدیریت امور مالی در نرم افزار سی آر ام CRM | اهمیت مدیریت امور مالی در نرم افزار سی آر ام

بیشتر بخوانید: اتوماسیون فرآیندها چیست و چرا برای رشد کسب و کار شما حیاتی است؟

بیشتر بخوانید: گزارشات پیشرفته در CRM چیست و چگونه تصمیم گیری شما را متحول می‌کند؟

 چه کسب وکارهایی بیشترین سود را از مدیریت اقساط در CRM می برند؟

هر کسب وکاری که محصولات یا خدمات خود را به صورت اعتباری یا با پرداخت مرحله ای ارائه می دهد، می تواند از این قابلیت بهره مند شود. برخی از بارزترین مثال ها عبارتند از:

•  فروشگاه های کالاهای بادوام با قیمت بالا: مانند فروشندگان مبلمان، لوازم خانگی، طلا و جواهر، تجهیزات الکترونیکی و فروشگاه های خودرو.
•  شرکت های خدماتی با قراردادهای بلندمدت: مانند شرکت های طراحی سایت و سئو که هزینه پروژه را در چند مرحله دریافت می کنند، آژانس های بازاریابی دیجیتال، شرکت های مشاوره ای و موسسات آموزشی که امکان پرداخت اقساطی شهریه را فراهم می کنند.
• صنعت ساختمان و املاک: برای مدیریت دقیق پرداخت های مرحله ای پروژه های ساختمانی توسط خریداران یا فروش اقساطی واحدهای تجاری و مسکونی.
•  کسب و کارهای B2B (تجارت به تجارت): شرکت هایی که تجهیزات صنعتی، نرم افزارهای گران قیمت یا مواد اولیه را به سایر شرکت ها می فروشند و شرایط پرداخت منعطفی را برای قراردادهای بزرگ ارائه می ده دهند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار سی آر ام CRM املاک | کاربرد نرم افزار سی آر ام املاک

بیشتر بخوانید: کاربرد نرم افزار CRM B2B | چگونه نرم‌افزار CRM فروش B2B را متحول می‌کند؟

 جمع بندی محاسبه اقساط

در پایان، باید تأکید کرد که ارائه فروش اقساطی در بازار رقابتی امروز، از یک گزینه جانبی به یک استراتژی کلیدی برای افزایش فروش و جذب مشتری تبدیل شده است. با این حال، اجرای موفق این استراتژی به شدت به ابزارهای مدیریتی آن وابسته است. اتکا به روش های سنتی و دستی مانند فایل های اکسل، کسب وکار را با ریسک های جدی مانند خطاهای انسانی در محاسبات، اتلاف وقت گران بهای تیم های مالی، و از همه مهم تر، آسیب به روابط با مشتریان به دلیل پیگیری های نامنظم و غیرحرفه ای مواجه می کند.
قابلیت محاسبه و مدیریت اقساط در یک نرم افزار CRM یکپارچه مانند کلید، پاسخی جامع به تمام این چالش هاست. این ابزار با خودکارسازی کامل فرآیند از لحظه ایجاد برنامه پرداخت تا ارسال یادآوری ها و ثبت وصولی ها، دقت را تضمین کرده و شفافیت را به ارمغان می آورد. با این سیستم، یک فرآیند پیچیده و پرریسک، به یک عملیات روان، استاندارد و کاملاً قابل کنترل تبدیل می شود که به کسب وکار اجازه می دهد با اطمینان کامل، گزینه های پرداخت منعطف را به مشتریان خود ارائه دهد.
در نهایت، این ابزار فراتر از یک ویژگی حسابداری ساده عمل می کند؛ این یک سرمایه گذاری مستقیم بر روی بهبود تجربه مشتری (CX) و سلامت مالی سازمان است. با مدیریت هوشمندانه محاسبه اقساط، کسب وکارها نه تنها جریان نقدینگی قابل پیش بینی تری برای خود ایجاد می کنند، بلکه با ایجاد یک تجربه پرداخت آسان و حرفه ای، اعتماد و وفاداری مشتریان خود را نیز جلب می نمایند. در دنیای امروز، این ترکیب از کارایی عملیاتی و مشتری مداری، یک مزیت رقابتی پایدار ایجاد می کند.

 

برای آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار سی آر ام کلید و دریافت دمو و مشاوره ی رایگان، میتوانید با ارسال فرم با کارشناسان ما در ارتباط باشید. درصورت هر گونه سوال یا پیشنهادی، خوشحال میشویم نظرات و دیدگاه خود را با ما به اشتراک بگذارید.