داشبورد مدیریتی در نرم افزار CRM از داده های خام تا تصمیمات هوشمند

در این مقاله قصد داریم به بررسی جامع موضوعات مرتبط با داشبورد مدیریتی در نرم افزار CRM بپردازیم. داشبورد مدیریتی در CRM یک مرکز فرماندهی بصری و متمرکز است که داده های کلیدی، فعالیت های فروش و شاخص های عملکرد (KPIs) را به صورت لحظه ای برای تصمیم گیری سریع نمایش می دهد. البته در ادامه این محتوا سعی داریم علاوه بر ارائه تعریفی دقیق از این ابزار، به موارد دیگری نظیر تشریح مزایای کلیدی آن برای کسب وکار، معرفی انواع مختلف داشبوردها مانند داشبورد فروش و سرنخ، و در نهایت، بررسی ویژگی های ضروری یک داشبورد کارآمد از جمله قابلیت سفارشی سازی بپردازیم.

 داشبورد مدیریتی در نرم افزار CRM چیست؟

یک داشبورد مدیریتی در نرم افزار CRM، یک مرکز فرماندهی متمرکز برای تمام داده ها و اطلاعات فروش شماست. این ابزار، فعالیت های فروش، شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) و سایر معیارهای حیاتی CRM را به شکلی بصری، پویا و تعاملی نمایش می دهد. یک داشبورد CRM عالی، فراتر از یک دستیار اداری، به یک مشاور استراتژیک هوشمند برای شما تبدیل می شود. این سیستم با بهره گیری از قدرت هوش مصنوعی (AI) و اتوماسیون، تمام داده های جاری شما را سازماندهی کرده و بینش هایی را کشف می کند که می توانند به بهبود استراتژی ها و ارتباطات با مشتریان شما کمک کنند.

اهمیت این ابزار در ایجاد مزیت رقابتی اثبات شده است؛ شرکت هایی که از قابلیت های تحلیلی پیشرفته استفاده می کنند، عملکرد بهتری نسبت به رقبای خود دارند. با یک داشبورد CRM، شما می توانید از ابزارهای بصری سازی داده ها برای ایجاد یک تصویر لحظه ای و شفاف از مهم ترین معیارهای کسب وکار خود استفاده کنید. این قابلیت شامل تحلیل و گزارش گیری برای تعداد نامحدودی از KPIها می شود که در ادامه به آن ها خواهیم پرداخت.

در دنیای فروش، متغیرها و اجزای متحرک آنقدر زیاد هستند که همگام ماندن با آن ها می تواند یک چالش باشد. داشبوردهای CRM داده های حیاتی را به صورت لحظه ای (Real-time) به روزرسانی می کنند تا کارشناسان و مدیران فروش شما بتوانند همواره آگاهانه ترین تصمیمات را اتخاذ کرده و در یک صفحه مشترک باقی بمانند. در واقع، ثابت شده است تیم هایی که از زبان بصری (مانند نمودارها و گراف ها) استفاده می کنند، ۲۱٪ سریع تر از سایر گروه ها به اجماع و توافق نظر می رسند.

مهم تر از همه، یک داشبورد CRM خوب، کاملاً قابل سفارشی سازی است، زیرا هر کسب وکاری اهداف و مقاصد منحصر به فرد خود را دارد. با یک نرم افزار CRM باکیفیت، شما می توانید معیارهایی را که بیشترین ارزش را برای شما دارند انتخاب کرده و یک داشبورد شخصی سازی شده بسازید که این اطلاعات را به شکلی واضح و زیبا برای شما به نمایش بگذارد.

بیشتر بخوانید: راهنمای کامل نرم افزار CRM صاحبان کسب و کار

 مهم ترین انواع داشبورد مدیریتی در نرم افزار CRM چیست؟

داشبوردهای CRM معمولاً کاملاً قابل سفارشی سازی هستند و می توانند طیف وسیعی از شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) را برای شرکت شما اندازه گیری کنند. در ادامه، به بررسی چند نمونه از مهم ترین این داشبوردها می پردازیم:

 ۱. داشبورد سرنخ ها

این داشبورد، ابزار اصلی تیم بازاریابی و تیم توسعه فروش (SDRs) است. طراحی آبشاری آن به وضوح نشان می دهد که چگونه تلاش های بازاریابی در بالای قیف (مثلاً جذب ۱۰۰۰ سرنخ واجد شرایط بازاریابی یا MQL) به نتایج ملموس در مراحل بعدی (مانند ایجاد ۱۰۰ فرصت فروش) تبدیل می شود. با مشاهده معیارهایی مانند “دلایل رد شدن سرنخ ها”، تیم بازاریابی می تواند کیفیت کمپین های خود را بهبود بخشد و اطمینان حاصل کند که سرنخ های باکیفیت تری به تیم فروش تحویل داده می شوند.

بیشتر بخوانید: مدیریت سرنخ در نرم افزار سی آر ام CRM 

 ۲. داشبورد معاملات

این داشبورد، مرکز فرماندهی مدیر فروش است. در ابتدای هر روز کاری، مدیر فروش با یک نگاه به این داشبورد می تواند به سوالات حیاتی پاسخ دهد: “آیا در مسیر رسیدن به هدف فروش فصلی خود هستیم؟” یا “کدام فروشنده به کمک بیشتری برای بستن معاملات خود نیاز دارد؟”. تحلیل “دلایل شکست معاملات” در این داشبورد نیز می تواند به شناسایی مشکلات سیستماتیک، مانند ضعف در قیمت گذاری یا نیاز به آموزش بیشتر برای تیم در زمینه مذاکره، کمک کند.

 ۳. داشبورد قیف فروش

این داشبورد مانند یک ابزار تشخیصی عمل می کند که “نشتی های” موجود در قیف فروش شما را شناسایی می کند. این گزارش، پل ارتباطی بین تیم بازاریابی و فروش است. اگر تعداد زیادی از سرنخ ها پس از اولین تماس تیم فروش، از قیف خارج می شوند، این یک سیگنال قوی است که یا کیفیت سرنخ های بازاریابی پایین است، یا رویکرد تیم فروش در تماس اولیه نیاز به اصلاح دارد. این داشبورد با بصری سازی سفر خریدار، درک عمیقی از نقاط ضعف فرآیند فروش شما فراهم می کند.

 ۴. داشبورد تماس ها

برای تیم های فروش داخلی (Inside Sales) یا تیم های پشتیبانی، این داشبورد حیاتی است. این ابزار، داده های خام تماس را به معیارهای قابل اقدام برای مربیگری تبدیل می کند. مدیر می تواند ببیند کدام کارشناس “مدت زمان متوسط تماس” کوتاه تری دارد اما “نتایج تماس” موفق تری کسب می کند و از او به عنوان یک الگو برای آموزش سایر اعضای تیم استفاده کند. همچنین، با تحلیل نتایج، تیم می تواند بفهمد کدام اسکریپت های مکالمه بیشترین موفقیت را به همراه دارند.

 ۵. داشبورد فعالیت ها

این داشبورد مدیریتی در نرم افزار CRM به یک سوال کلیدی پاسخ می دهد: “آیا تلاش های تیم ما به نتایج دلخواه منجر می شود؟”. این داشبورد به شما کمک می کند تا همبستگی بین حجم فعالیت (تعداد ایمیل ها، تماس ها، جلسات) و میزان موفقیت را تحلیل کنید. با شناسایی فعالیت هایی که بیشترین بازگشت سرمایه (ROI) را برای زمان تیم شما به همراه دارند، می توانید بهترین شیوه ها را شناسایی کرده و در کل تیم ترویج دهید.

 داشبورد مدیریتی در نرم افزار CRM چه اطلاعاتی ارائه می دهد؟

هنگام ایجاد داشبورد مدیریتی سی آر ام برای اعضای مختلف تیم های فروش، مارکتینگ و خدمات مشتری، ترجیحات و اهداف هر عضو تیم را در طراحی تجسم ها و طرح بندی، مد نظر قرار دهید. در ادامه مواردی را که باید در نظر گرفته شوند تا تصویر کاملی از وضعیت فعلی فروش، مارکتینگ و خدمات مشتری شرکت ارائه دهند را بررسی می کنیم.

• سرنخ ها و معاملات جدید: این داده ها می توانند به صورت لیستی از فرصت ها یا به صورت درصدی از ارزش کل فروش در همه فرصت ها نمایش داده شوند.
• فروش های پیش بینی شده: مقدار درآمدی که شرکت انتظار دارد در یک دوره فعلی یا آینده کسب کند، معمولاً در نمودار میله ای نمایش داده می شود.
• فعالیت های جاری و آینده: این ابزار همه فعالیت های نمایندگان فروش را دنبال می کند و به مدیران نمای کلی از نحوه صرف وقت تیم شان را ارائه می دهد
• اهداف درآمد فروش: نمایندگان فروش می توانند درآمد را با سال قبل، بین مناطق رقابتی و بین تیم های فروش مقایسه کنند و دیدی کامل درآمد های ورودی به دست آورند.
• کارایی نمایندگان فروش: برای بهتر، این داده به طور خودکار آمار عملکرد را هنگام تکمیل وظایف به گزارشی که به مدیران ارشد ارائه می شود، اضافه می کند.
• نظارت بر رسانه های اجتماعی: داشبورد مدیریتی سی آر ام فعالیت رسانه های اجتماعی را ردیابی می کند و با گزارش های آن را در یک مکان گردآوری می کند.
• مدیریت پرونده ها: داشبورد مدیریتی سی آر ام به مدیریت مواردی که مشتریان به دنبال پاسخ به مشکل یا شکایتی ثبت می کنند، کمک می کند.

 استفاده از داشبوردهای فروش در CRM چه مزایایی دارد؟

استفاده موثر از یک داشبورد CRM عالی، مزایای متعددی را برای تیم های فروش و کل سازمان به همراه دارد. این ابزارها با تبدیل داده های پیچیده به تصاویر قابل فهم، به بهبود استراتژی ها و افزایش کارایی کمک می کنند. در ادامه به پنج مورد از اصلی ترین این مزایا می پردازیم:

بیشتر بخوانید: تحلیل فروش | بهترین روش های انجام تحلیل فروش

 ۱. منجر به تاکتیک های فروش قوی تر می شود

دسترسی به یک تصویر لحظه ای از پایپ لاین فروش، تیم شما را به سمت راه حل های هوشمندانه تر و تصمیمات بهتر هدایت می کند. برای مثال، یک کارشناس فروش روز خود را با بررسی داشبورد تماس هایش آغاز می کند. او از طریق یک نمودار بصری به وضوح می بیند که تماس هایی که بین ساعت ۱ تا ۳ بعد از ظهر برقرار کرده، نرخ موفقیت بالاتری داشته اند. این بینش ساده اما قدرتمند به او اجازه می دهد تا استراتژی خود را تنظیم کرده و تماس های مهم تر خود را در این بازه زمانی طلایی انجام دهد و نرخ تبدیل کلی خود را افزایش دهد.

 ۲. باعث صرفه جویی در زمان می شود

وقتی کارشناسان فروش به داده های متمرکز و به راحتی قابل دسترس دسترسی دارند، قادرند آنچه را که به دنبالش هستند، سریع تر و به صورت شهودی تر پیدا کنند. در یک محیط سنتی، یافتن پاسخ یک سوال کلیدی نیازمند جستجو در میان ایمیل ها و فایل های مختلف است. با داشبورد، آن ها می توانند در چند ثانیه پاسخ سوالات خود را پیدا کنند. این سرعت عمل به آن ها اجازه می دهد تا در لحظه و با اطمینان کامل به سوالات مهم مشتریان و مدیران پاسخ دهند.

 ۳. به بینش های عمیق تری منجر می شود

نرم افزار گزارش گیری CRM با استفاده از داده های پیش بینی کننده، تاریخی و فعلی، بینش های بسیار مفیدی را ارائه می دهد و داشبوردها این بینش ها را به روشی بصری و قابل هضم نمایش می دهند. این ابزارها به تیم شما اجازه می دهند تا روندهای نوظهور در بازار را شناسایی کرده و در رقابت برای برآورده کردن نیازهای مصرف کنندگان، همواره یک قدم جلوتر باشند. برای مثال، داشبورد می تواند با تحلیل داده های تاریخی، پیش بینی کند که تقاضا برای یک محصول خاص در فصل آینده افزایش خواهد یافت.

 ۴. به توسعه استراتژی داده محور کمک می کند

وارد کردن داده ها به استراتژی فروش می تواند در ابتدا کاری دشوار به نظر برسد. ابزارهای گزارش گیری و داشبوردهای یکپارچه، این فرآیند را با کمک به کسب وکارها در هر اندازه ای برای ردیابی، مدیریت و تحلیل داده هایشان، آسان و در دسترس می کنند. این ابزارها پیچیدگی تحلیل داده را از بین برده و به مدیران اجازه می دهد تا بدون نیاز به تخصص فنی، استراتژی های خود را بر پایه واقعیت ها بنا کنند.

 ۵. یک منبع حقیقت واحد برای داده ها ایجاد می کند

قدرت و کارایی گزارش ها و داشبوردها به میزان قابل اعتماد بودن داده های آن ها بستگی دارد. با متمرکز کردن داده های خود از سراسر کسب وکار، شما تضمین می کنید که یک “منبع حقیقت واحد” (Single Source of Truth) برای تمام داده ها وجود دارد و همه چیز به طور دقیق ردیابی می شود. وقتی تمام داده ها و تمام اپلیکیشن ها در یک پلتفرم متمرکز شوند، هیچ معیاری نادیده گرفته نمی شود و تمام اعضای تیم تصمیمات خود را بر اساس یک درک مشترک و واحد از واقعیت اتخاذ می کنند.

 ویژگی های یک داشبورد خوب و کارآمد در نرم افزار CRM چیست؟

هنگام انتخاب نرم افزار CRM مناسب برای شرکت خود، ملاحظات زیادی وجود دارد. یک داشبورد مدیریتی در نرم افزار CRM کارآمد، ابزاری است که به تیم شما قدرت می دهد تا فرآیندهای کاری خود را سازماندهی، زمان بندی و برنامه ریزی کند. در ادامه به چند عامل حیاتی که باید در هنگام بررسی گزینه های مختلف در نظر داشته باشید، می پردازیم:

 ۱. قابلیت سفارشی سازی و انعطاف پذیری

در نهایت، مهم ترین ویژگی، یافتن نرم افزار CRM است که بتواند متناسب با نیازهای خاص شرکت شما شکل بگیرد. بنابراین، سفارشی سازی یک عامل کلیدی است. هر سازمانی متفاوت است و یک نرم افزار CRM عالی باید بتواند با فرآیندهای موجود شما سازگار شود، نه اینکه شما را مجبور به تغییر کند. این سیستم باید بتواند به صورت روان و موثر با سیستم های فعلی شما یکپارچه شده و با رشد و گسترش کسب وکار شما، انعطاف پذیر و قابل تنظیم باقی بماند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار سی آر ام CRM سفارشی | امکانات نرم افزار سی آر ام

 ۲. امکان ایجاد داشبوردهای متعدد و تخصصی

در حالی که ممکن است شما از یک داشبورد اصلی و اولیه استفاده کنید، بهترین نرم افزارهای CRM به شما اجازه می دهند تا داشبوردهای متعددی را برای KPIهای مختلفی که انتخاب می کنید، سفارشی سازی نمایید. این به نقش های مختلف در سازمان شما اجازه می دهد تا بر روی معیارهایی که برایشان بیشترین اهمیت را دارد، تمرکز کنند. برای مثال، شما می توانید داشبوردهای زیر را ایجاد و سفارشی کنید:

• داشبورد عملکرد کارشناسان فروش: اهداف را تعیین کرده و عملکرد کارمندان خود را در تحقق سهمیه فروش، نرخ تبدیل، و تعداد معاملات موفق یا ناموفق به تفکیک هر فرد بررسی کنید. دانستن عملکرد هر شخص به شما کمک می کند تا دقیقاً بدانید چگونه آن ها را برای رسیدن به اهداف فروش، مربیگری و تشویق کنید.
• داشبورد معاملات کلیدی یا جدید: چه در حال تمدید قرارداد با بزرگترین مشتریان خود باشید و چه به دنبال جذب پروژه های جدید، داشبوردی که به هنر معامله اختصاص داده شده باشد، همواره به شما در رسیدن به اهداف درآمدی تان کمک می کند.

 ۳. یکپارچه سازی آسان با سیستم های فعلی شما

نرم افزار CRM که انتخاب می کنید باید به راحتی با هر برنامه ای که شرکت شما در حال حاضر از آن استفاده می کند، یکپارچه شود. برای مثال، اگر شرکت شما به شدت به سرویس های تقویم آنلاین برای ردیابی قرار ملاقات ها و سررسیدها متکی است، به دنبال CRM باشید که بتواند با آن پلتفرم یکپارچه شود. همین امر برای هر نرم افزار ارتباطی، عملیاتی یا مرکز تماسی که استفاده می کنید نیز صادق است. بهترین CRMها، یکپارچه سازی را ساده می کنند. هدف، ایجاد یک مرکز فرماندهی واحد است که در آن، کارمندان شما بتوانند تمام کارهای خود را بدون نیاز به جابجایی آزاردهنده بین تب ها و نرم افزارهای مختلف انجام داده و بهره وری را افزایش دهند.

بیشتر بخوانید: یکپارچه سازی نرم افزار سی آر ام CRM

 جمع بندی: داشبورد مدیریتی در نرم افزار CRM از داده های خام تا تصمیمات هوشمند

در نهایت، همانطور که در این مقاله بررسی شد، کسب وکارهای امروزی با حجم بی سابقه ای از داده ها روبرو هستند. چالش اصلی، دیگر جمع آوری داده نیست، بلکه درک و استفاده معنادار از آن برای هدایت کسب وکار به سمت موفقیت است. روش های سنتی و گزارش های متنی دیگر پاسخگوی سرعت و پیچیدگی دنیای مدرن نیستند.

یک داشبورد مدیریتی در نرم افزار CRM به عنوان پل ارتباطی بین داده های خام و تصمیم گیری استراتژیک عمل می کند. این ابزار با بصری سازی شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) در قالبی قابل فهم و لحظه ای، پیچیدگی را از بین برده و به تمام اعضای تیم، از کارشناسان فروش گرفته تا مدیران ارشد، یک دید مشترک و شفاف از وضعیت کسب وکار ارائه می دهد. قابلیت سفارشی سازی و یکپارچه سازی با سایر ابزارها نیز تضمین می کند که این دید، همواره کامل و مرتبط با اهداف منحصر به فرد سازمان شما باشد.

نتیجه نهایی، فراتر از مشاهده نمودارهای زیباست؛ این به معنای توانمندسازی یک فرهنگ داده محور در سراسر سازمان است. با استفاده از داشبوردهای هوشمند، تیم ها می توانند به سرعت روندها را شناسایی کنند، عملکرد خود را بسنجند و با چابکی به تغییرات بازار واکنش نشان دهند. در نهایت، سرمایه گذاری بر روی یک سیستم گزارش گیری و داشبورد قدرتمند، سرمایه گذاری بر روی هوشمندی، شفافیت و مزیت رقابتی کسب وکار شما در دنیای پویای امروز است.