فیلد های سفارشی: راهنمای کامل شخصی سازی نرم افزار برای کسب و کار شما

در این مقاله قصد داریم به بررسی یکی از قدرتمندترین و در عین حال نادیده گرفته شده ترین قابلیت های نرم افزارهای مدرن، یعنی «فیلد های سفارشی» بپردازیم. در دنیایی که هر کسب وکار دارای فرآیندها، زبان و داده های منحصر به فرد خود است، استفاده از یک نرم افزار تک سایز (One-size-fits-all) می تواند منجر به ناکارآمدی و عدم تطابق شود. فیلد های سفارشی ابزارهایی برای انطباق و شخصی سازی نرم افزار CRM هستند که به کسب وکارها اجازه می دهند سیستم را دقیقاً مطابق با نیازهای خود شکل دهند. در ادامه به صورت جامع به تعریف این قابلیت، دلایل ضرورت استفاده از آن، بهترین شیوه ها برای طراحی، انواع مختلف فیلدها و کاربردهای عملی آن ها در بخش های مختلف یک سازمان خواهیم پرداخت.

 فیلد های سفارشی در نرم افزار CRM چیست؟

فیلد های سفارشی (Custom Fields) در نرم افزار CRM، به زبان ساده، فضاها یا بخش های ورود اطلاعاتی هستند که شما به عنوان کاربر، فراتر از فیلد های استاندارد و پیش فرض نرم افزار، ایجاد و اضافه می کنید. هر نرم افزار CRM با مجموعه ای از فیلد های استاندارد برای ماژول های اصلی خود (مانند مخاطبین، معاملات، شرکت ها) ارائه می شود؛ فیلد هایی مانند «نام»، «نام خانوادگی»، «شماره تلفن» و «ایمیل». این فیلدها ستون فقرات اطلاعاتی هر کسب وکاری هستند. اما فیلد های سفارشی به شما این قدرت را می دهند که سیستم را از یک ابزار عمومی به یک راه حل تخصصی و کاملاً شخصی سازی شده برای کسب وکار خودتان تبدیل کنید.

بیشتر بخوانید: اصول سی آر ام و مدیریت ارتباط با مشتری

برای درک بهتر، یک نرم افزار CRM استاندارد را مانند یک فرم ثبت نام از پیش آماده در نظر بگیرید. این فرم، بخش های مشخصی برای اطلاعات پایه دارد. حالا تصور کنید شما این اختیار را دارید که هر تعداد بخش جدید که نیاز دارید به این فرم اضافه کنید؛ بخش هایی مانند «کد اشتراک مشتری»، «سطح وفاداری (برنزی، نقره ای، طلایی)»، «تاریخ آخرین سرویس دستگاه» یا «محصول مورد علاقه». این بخش های جدید، همان فیلد های سفارشی هستند. همانطور که در تعریف قابلیت «فیلد های سفارشی» در نرم افزار CRM کلید آمده است، این ویژگی به شما امکان می دهد تا در هر جایی که مورد نیاز است، بخش مورد نظر خود را برای ثبت اطلاعات جدید اضافه کرده و CRM را کاملاً برای خود شخصی سازی نمایید.

بیشتر بخوانید: راهنمای کامل نرم افزار CRM صاحبان کسب و کار

 چرا فیلد های استاندارد CRM برای هر کسب وکاری کافی نیستند؟

این ایده که یک مجموعه فیلد استاندارد می تواند نیازهای تمام کسب وکارها را برآورده کند، یک تصور اشتباه است. هیچ دو کسب وکاری دقیقاً شبیه هم نیستند. یک آژانس املاک به اطلاعاتی مانند «متراژ مورد نظر» و «منطقه جغرافیایی» نیاز دارد. یک شرکت فروش تجهیزات صنعتی، اطلاعاتی مانند «مدل دستگاه فعلی مشتری» و «تاریخ نیاز به تعویض قطعات» را ثبت می کند. یک موسسه آموزشی، فیلد هایی برای «رشته تحصیلی» و «مقطع مورد نظر دانشجو» دارد. تلاش برای جای دادن تمام این اطلاعات متنوع در فیلد های استاندارد و محدود یک CRM، کسب وکارها را با چالش های جدی و ناکارآمدی های پنهان مواجه می کند:

استفاده نادرست از فیلدها و ایجاد داده های غیرقابل استفاده: در نبود فیلد های مناسب، کارمندان مجبور می شوند اطلاعات تخصصی خود را در بخش های عمومی و نامرتبط مانند «یادداشت ها» یا «توضیحات» وارد کنند. این کار باعث می شود داده ها ساختار منظمی نداشته باشند و قابلیت جستجو، فیلتر کردن و از همه مهم تر، گزارش گیری بر اساس آن ها تقریباً غیرممکن شود. داده ای که نتوان بر اساس آن گزارش تهیه کرد، ارزشی بیش از یک نوشته ساده ندارد.

 ایجاد جزایر اطلاعاتی خارج از CRM

زمانی که CRM فضای مناسب برای ثبت داده های کلیدی را ندارد، کارمندان به ناچار به استفاده از ابزارهای جانبی مانند فایل های اکسل، Google Sheets، دفترچه های یادداشت یا نرم افزارهای دیگر روی می آورند. این کار هدف اصلی CRM یعنی متمرکزسازی اطلاعات را کاملاً نقض می کند و دوباره به مشکل پراکندگی و ناهماهنگی داده ها دامن می زند.

 تغییر فرآیندهای بهینه کسب وکار برای انطباق با نرم افزار

در بدترین حالت، کسب وکار مجبور می شود فرآیندهای کارآمد و جاافتاده خود را تغییر دهد تا با محدودیت های نرم افزار سازگار شود. این در حالی است که فناوری باید در خدمت فرآیند باشد و خود را با آن تطبیق دهد، نه برعکس.

فیلد های سفارشی این مشکلات را به طور کامل حل کرده و به نرم افزار اجازه می دهند تا مانند یک خمیر بازی، به شکل نیازها و فرآیندهای کسب وکار شما درآید.

 استراتژی طراحی فیلد های سفارشی: بهترین شیوه ها چیست؟

قدرت فیلد های سفارشی در عین حال می تواند به یک نقطه ضعف تبدیل شود اگر بدون برنامه ریزی از آن استفاده شود. ایجاد بی رویه فیلدها منجر به سردرگمی کاربران و کاهش کیفیت داده ها می شود. برای استفاده مؤثر از این قابلیت، رعایت بهترین شیوه ها ضروری است:

 ۱. قبل از ساخت، برنامه ریزی کنید

قبل از ایجاد هر فیلد جدید، از خود بپرسید: هدف از جمع آوری این داده چیست؟ چه کسی مسئول ورود این اطلاعات است؟ چگونه از این داده در گزارش ها و اتوماسیون ها استفاده خواهیم کرد؟ آیا این اطلاعات واقعاً ضروری هستند؟ داشتن یک استراتژی داده مشخص از ایجاد فیلد های غیرضروری و اضافی جلوگیری می کند.

 ۲. از لیست های کشویی برای استانداردسازی استفاده کنید

تا جای ممکن، به جای فیلد های متنی باز، از لیست های کشویی (Dropdown) با گزینه های از پیش تعریف شده استفاده کنید. این کار از ورود داده های متناقض (مانند “تهران”، “طهران”، “استان تهران”) جلوگیری کرده و تضمین می کند که گزارش گیری بر اساس این فیلدها دقیق و قابل اعتماد خواهد بود.

 ۳. فیلد های خود را سازماندهی کنید

یک CRM خوب به شما اجازه می دهد فیلد های سفارشی را در بخش ها یا تب های مجزا سازماندهی کنید. فیلد های مربوط به فروش را در یک بخش، و فیلد های مربوط به پشتیبانی را در بخش دیگر قرار دهید تا صفحه مشتری شلوغ و گیج کننده نشود و تجربه کاربری کارمندان بهبود یابد.

 ۴. به طور منظم فیلدها را بازبینی و پاک سازی کنید

فرآیندهای کسب وکار تغییر می کنند. هر شش ماه یک بار، زمانی را به بازبینی فیلد های سفارشی اختصاص دهید. فیلد هایی که دیگر استفاده نمی شوند را بایگانی یا حذف کنید تا سیستم شما همیشه تمیز، بهینه و مرتبط باقی بماند.

 چه انواعی از فیلد های سفارشی را می توان در CRM ایجاد کرد؟

یک سیستم CRM قدرتمند مانند کلید، به شما اجازه می دهد تا انواع مختلفی از فیلد های سفارشی را متناسب با نوع داده ای که می خواهید جمع آوری کنید، ایجاد نمایید. درک این انواع به شما کمک می کند تا داده های خود را به شکل صحیح و ساختاریافته تری ذخیره کنید:

•  فیلد های متنی (Text Fields): برای ورود اطلاعات متنی کوتاه (مانند یک کد رهگیری یا شماره مشتری) یا طولانی (مانند یک پاراگراف توضیحات تکمیلی).
• فیلد های عددی (Number Fields): برای ثبت هر نوع داده عددی مانند تعداد کارمندان یک شرکت، مبلغ یک قرارداد، امتیاز رضایت مشتری یا درصد پیشرفت یک پروژه.
•  فیلد های تاریخ (Date Fields): برای ثبت تاریخ های مهم مانند تاریخ تولد مشتری، تاریخ اولین تماس، تاریخ انقضای قرارداد یا تاریخ بعدی پیگیری.
•  لیست های کشویی (Dropdown Lists): یکی از پرکاربردترین انواع فیلد که به شما اجازه می دهد مجموعه ای از گزینه های از پیش تعریف شده ایجاد کنید (مانند لیست استان ها، لیست محصولات شرکت شما، یا مراحل مختلف فروش). این نوع فیلد برای حفظ یکپارچگی و استاندارد بودن داده ها حیاتی است.
•  چک باکس ها (Checkboxes): برای گزینه هایی که تنها دو حالت دارند (بله/خیر، فعال/غیرفعال). برای مثال: «آیا در خبرنامه ایمیلی عضو است؟» یا «آیا تمایل به دریافت پیامک تبلیغاتی دارد؟».
•  فیلد های ارتباطی (Lookup Fields): این فیلد های پیشرفته به شما اجازه می دهند تا یک رکورد را به رکوردی دیگر در سیستم متصل کنید. برای مثال، می توانید در بخش تیکت های پشتیبانی، یک فیلد برای اتصال مستقیم آن تیکت به محصول مشخصی که مشتری خریداری کرده است، ایجاد نمایید تا بدانید مشکل دقیقاً مربوط به کدام محصول است.

 کاربردهای عملی فیلد های سفارشی در بخش های مختلف کسب وکار چیست؟

فیلد های سفارشی ابزارهایی هستند که می توانند توسط تمام تیم های یک سازمان برای بهینه سازی فرآیندها و افزایش کارایی مورد استفاده قرار گیرند:

 برای تیم فروش

۱. امتیازدهی به سرنخ (Lead Score) ایجاد یک فیلد عددی که بر اساس معیارهای مختلف (مانند اندازه شرکت، منبع آشنایی و تعاملات) به صورت دستی یا خودکار پر می شود و به تیم فروش کمک می کند تا بر روی باکیفیت ترین سرنخ ها تمرکز کند.
۲. دلیل شکست معامله (Reason for Loss): ایجاد یک لیست کشویی با گزینه هایی مانند “قیمت بالا”، “محصول رقیب”، “عدم نیاز فعلی”. تحلیل این داده ها در گزارشات پیشرفته به مدیر فروش کمک می کند تا نقاط ضعف استراتژی فروش را شناسایی و برطرف نماید.
۳. تاریخ تمدید قرارداد: یک فیلد تاریخ که به مدیران حساب (Account Managers) اجازه می دهد تا قبل از انقضای قرارداد مشتری، اقدامات لازم برای تمدید آن را آغاز کنند. این فیلد می تواند محرکی برای اتوماسیون فرآیندها باشد.

بیشتر بخوانید: نرم افزار CRM تیم فروش | راهنمای جامع افزایش فروش و بهبود عملکرد تیمی

 برای تیم بازاریابی

۱. منبع دقیق سرنخ (Detailed Lead Source): به جای یک لیست عمومی، می توان یک لیست کشویی دقیق تر ایجاد کرد (مانند: کمپین اینستاگرام شهریور ۱۴۰۴، تبلیغات گوگل – کلمه کلیدی X). این کار به مدیر بازاریابی اجازه می دهد تا بازگشت سرمایه (ROI) هر فعالیت تبلیغاتی را به طور دقیق محاسبه کند.
۲. شخصیت خریدار (Customer Persona): ایجاد یک لیست کشویی برای دسته بندی مشتریان بر اساس شخصیت های از پیش تعریف شده (مثلاً مدیر فنی، مدیر بازاریابی، مدیرعامل). این کار به ارسال محتوای هدفمند و مرتبط به هر دسته از مخاطبان کمک شایانی می کند.

تیم بازاریابی: نقش نرم افزار CRM در بازاریابی

 برای تیم خدمات پس از فروش

۱. نوع محصول یا سرویس: ایجاد یک لیست کشویی در سیستم تیکتینگ برای ارجاع خودکار هر تیکت به کارشناس متخصص همان حوزه. این کار زمان حل مشکل را به شدت کاهش می دهد.
۲. سطح خدمات (SLA Tier): ایجاد یک لیست کشویی (مانند: استاندارد، نقره ای، طلایی) برای اولویت بندی در صف پاسخگویی به درخواست های پشتیبانی و اطمینان از رعایت تعهدات زمانی.

بیشتر بخوانید: پشتیبانی مشتری در نرم افزار CRM

 جمع بندی فیلد های سفارشی

فیلد های سفارشی صرفاً یک ویژگی فنی جزئی نیستند؛ آن ها قلب تپنده شخصی سازی، انطباق پذیری و هوشمندی یک نرم افزار CRM هستند. این قابلیت به کسب وکارها قدرت می دهد تا از محدودیت های یک نرم افزار تک سایز رها شده و سیستمی را بسازند که زبان، منطق و فرآیندهای منحصر به فرد آن ها را درک کرده و منعکس می کند. با جمع آوری داده های درست و ساختاریافته از طریق فیلد های سفارشی، شما پایه ای محکم برای درک عمیق تر مشتریان، اجرای کمپین های بازاریابی هدفمند، ارائه خدمات شخصی سازی شده و در نهایت، اتخاذ تصمیمات هوشمندانه تر و مبتنی بر داده می سازید. در واقع، سرمایه گذاری بر روی یک CRM با قابلیت های سفارشی سازی قدرتمند، سرمایه گذاری بر روی ساختن یک سیستم عصبی مرکزی است که دقیقاً برای کسب وکار شما و متناسب با رشد آینده آن طراحی شده است.

برای آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار سی آر ام کلید و دریافت دمو و مشاوره ی رایگان، میتوانید با ارسال فرم با کارشناسان ما در ارتباط باشید. درصورت هر گونه سوال یا پیشنهادی، خوشحال میشویم نظرات و دیدگاه خود را با ما به اشتراک بگذارید.