اهداف در نرم افزار سی آر ام CRM | مزایای اهداف در نرم افزار سی آر ام

در این مقاله قصد داریم به تعریف بخش اهداف در نرم افزار سی آر ام CRM بپردازیم. اهداف در نرم افزار سی آر ام ابزاری است که به مدیران کمک می کند تا عملکرد کارکنان را نظارت و ارزیابی کنند. هدف از این کار ایجاد محیطی است که در آن افراد بتوانند با بهترین توانایی های خود و هماهنگ با اهداف کلی سازمان، کار کنند. در ادامه به ضرورت تعیین اهداف در نرم افزار سی آر ام و نکات تنظیم این اهداف می پردازیم.

 اهداف؛ چگونه در CRM آن ها را از رویا به واقعیت تبدیل کنیم؟

اهداف، نیروی محرکه و نقشه راه هر کسب وکار موفقی هستند. آن ها به ما می گویند به کجا می خواهیم برویم و چگونه بفهمیم که به مقصد رسیده ایم. اما تعیین هدف، بخش آسان ماجراست. چالش اصلی، در ردیابی، اندازه گیری و زنده نگه داشتن این اهداف در میان فعالیت های روزمره و شلوغی های کاری است. بسیاری از اهداف استراتژیک که با شور و هیجان در جلسات فصلی تعیین می شوند، در نهایت به یک فایل اکسل یا یک اسلاید پاورپوینت فراموش شده تبدیل می گردند. راه حل این مشکل، ادغام فرآیند مدیریت اهداف در قلب سیستم عملیاتی شما، یعنی نرم افزار CRM است. در این راهنمای جامع، بررسی خواهیم کرد که چرا ردیابی اهداف در CRM یک ضرورت است، ماژول اهداف چگونه کار می کند و چه مزایای شگفت انگیزی برای تیم و کسب وکار شما به ارمغان می آورد.

بیشتر بخوانید: راهنمای کامل نرم افزار CRM صاحبان کسب و کار

 

مزایای کلیدی استفاده از ماژول اهداف در CRM چیست؟

ادغام مدیریت اهداف در CRM، مزایای ملموس و قدرتمندی را به همراه دارد:

 ۱. افزایش چشمگیر انگیزه و شفافیت در تیم

وقتی کارمندان می توانند تأثیر مستقیم فعالیت های روزمره شان را بر روی نمودار پیشرفت اهداف ببینند، احساس تعلق و انگیزه بیشتری می کنند. این سیستم، عملکرد را از یک موضوع مبهم و قضاوتی به یک واقعیت شفاف و مبتنی بر داده تبدیل می کند و می تواند با ایجاد رقابت سالم، به رشد کل تیم کمک کند.

 ۲. بهبود عملکرد و فرهنگ پاسخگویی

با وجود اهداف شفاف، هر فرد دقیقاً می داند که چه انتظاری از او می رود. جلسات بررسی عملکرد، از گفتگوهای کلی به مکالمات سازنده و مبتنی بر داده در مورد راهکارهای رسیدن به اهداف تبدیل می شوند. این امر، فرهنگ پاسخگویی فردی و تیمی را در سازمان نهادینه می کند.

بیشتر بخوانید: پشتیبانی مشتری در نرم افزار CRM

 ۳. تصمیم گیری سریع و هوشمندانه برای مدیران

یک مدیر می تواند در اواسط ماه متوجه شود که تیم در رسیدن به هدف فروش با مشکل مواجه است. او می تواند بلافاصله با مراجعه به ماژول گزارشات پیشرفته، دلایل را ریشه یابی کند. آیا تعداد مشتریان احتمالی ورودی کم شده است؟ یا نرخ تبدیل پایین آمده؟ این تشخیص سریع به او اجازه می دهد تا اقدامات اصلاحی به موقع (مانند ارائه آموزش های تکمیلی به تیم یا راه اندازی یک کمپین بازاریابی جدید) را انجام دهد.

بیشتر بخوانید: گزارشات پیشرفته در CRM چیست و چگونه تصمیم گیری شما را متحول می‌کند؟

 ۴. همسوسازی کامل استراتژی با اجرا

بزرگ ترین چالش بسیاری از سازمان ها، شکاف بین استراتژی های تعیین شده توسط هیئت مدیره و فعالیت های اجرایی تیم هاست. ماژول اهداف در CRM این شکاف را پر می کند. این ابزار تضمین می کند که استراتژی های سطح بالا، به اهداف قابل اندازه گیری و فعالیت های روزمره تبدیل شده و در نهایت، کل سازمان به صورت هماهنگ در یک جهت حرکت می کند.

 چرا مدیریت اهداف به صورت سنتی (خارج از CRM) ناکارآمد است؟

قبل از پرداختن به راهکار، باید عمق مشکل را درک کنیم. روش های سنتی مدیریت اهداف، معمولاً با چهار چالش اساسی روبرو هستند که منجر به شکست یا ناکارآمدی آن ها می شود:

 ۱. اهداف از عملکرد روزمره جدا هستند

وقتی اهداف در یک سند جداگانه ثبت می شوند، هیچ ارتباط مستقیمی با فعالیت های روزانه ای که تیم فروش یا بازاریابی شما انجام می دهد، ندارند. کارمندان هر روز در CRM کار می کنند، اما برای دیدن پیشرفت خود در راستای اهداف، باید به یک سیستم دیگر مراجعه کنند. این جدایی باعث می شود اهداف به تدریج از کانون توجه خارج شده و به یک موضوع ثانویه و فراموش شده تبدیل شوند.

 ۲. دشواری در ردیابی پیشرفت به صورت لحظه ای

در روش سنتی، مدیران برای ارزیابی پیشرفت، مجبورند در پایان هر هفته یا هر ماه، به صورت دستی داده ها را از منابع مختلف جمع آوری کرده و گزارش تهیه کنند. این فرآیند نه تنها زمان بر و مستعد خطای انسانی است، بلکه یک تصویر تأخیری از عملکرد ارائه می دهد. شما تنها پس از پایان دوره متوجه می شوید که از هدف عقب هستید، زمانی که شاید برای جبران خیلی دیر باشد.

 ۳. عدم شفافیت و کاهش انگیزه برای تیم

وقتی کارمندان نتوانند به راحتی و به صورت شفاف ببینند که تلاش های فردی شان (مانند برقراری یک تماس موفق یا بستن یک قرارداد) چگونه به اهداف بزرگ تر تیم و شرکت کمک می کند، انگیزه خود را از دست می دهند. اهداف باید مانند یک تابلوی امتیازات عمومی باشند که همه بتوانند پیشرفت را در لحظه مشاهده کرده و برای رسیدن به آن هیجان زده شوند.

 ۴. ناتوانی در شناسایی سریع مشکلات و گلوگاه ها

یک مدیر مؤثر باید بتواند در صورت بروز مشکل، به سرعت مداخله کند. وقتی گزارش گیری با تأخیر انجام شود، شناسایی دلایل عدم موفقیت دشوار می شود. آیا تیم به اندازه کافی سرنخ دریافت نمی کند؟ آیا نرخ تبدیل در مرحله خاصی از قیف فروش پایین است؟ بدون داده های لحظه ای، پاسخ به این سوالات و انجام اقدامات اصلاحی به موقع، تقریباً غیرممکن است.

 ماژول اهداف در نرم افزار CRM چگونه کار می کند؟

ماژول اهداف در یک CRM یکپارچه مانند نرم افزار CRM کلید، این چالش ها را به طور کامل حل می کند. این ماژول، اهداف استراتژیک شما را به داده های عملیاتی و زنده سیستم متصل می کند. فرآیند کار آن به این شکل است:

 ۱. تعریف اهداف هوشمند (SMART)

این ماژول به شما اجازه می دهد تا اهداف خود را بر اساس شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) مشخص و قابل اندازه گیری تعریف کنید. برای مثال، یک هدف می تواند به این صورت تعریف شود:
عنوان هدف: افزایش درآمد فروش در سه ماهه چهارم
شاخص کلیدی عملکرد (KPI): مجموع ارزش قراردادهای موفق شده
مقدار هدف: ۵ میلیارد ریال
بازه زمانی: از ۱ مهر تا ۳۰ آذر
مسئول: تیم فروش

 ۲. اتصال اهداف به داده های واقعی و زنده CRM

این، قدرتمندترین ویژگی ماژول اهداف است. پیشرفت به سمت هدف، به صورت دستی وارد نمی شود، بلکه به طور خودکار و در لحظه از سایر بخش های CRM خوانده می شود. در مثال بالا، هر بار که یک کارشناس فروش، یک قرارداد را در قیف فروش به مرحله «موفق» منتقل می کند، مبلغ آن قرارداد به صورت خودکار به مقدار پیشرفت هدف اضافه می شود. این اتصال مستقیم تضمین می کند که داده ها همیشه دقیق، به روز و قابل اعتماد هستند.

 ۳. بصری سازی پیشرفت برای همه

ماژول اهداف، داده ها را در قالب داشبوردهای بصری جذاب نمایش می دهد. نمودارهای پیشرفت، نوارهای درصد تحقق هدف و حتی تابلوهای امتیازات (Leaderboards) به همه اعضای تیم، از مدیرعامل گرفته تا کارشناسان، اجازه می دهد تا با یک نگاه سریع، وضعیت فعلی را درک کنند. این شفافیت، حس مالکیت و مسئولیت پذیری را در سراسر سازمان تقویت می کند.

 ۴. تقسیم اهداف بزرگ به اهداف کوچک تر

شما می توانید اهداف را به صورت سلسله مراتبی تعریف کنید. یک هدف بزرگ برای کل شرکت (مانند فروش سالانه) می تواند به اهداف کوچک تر برای هر تیم (فروش فصلی) و حتی اهداف فردی برای هر کارشناس (فروش ماهانه) تقسیم شود. نرم افزار CRM کلید به هر فرد اجازه می دهد تا پیشرفت خود را در راستای اهداف شخصی اش مشاهده کند و درک کند که موفقیت او چگونه به موفقیت تیم و کل سازمان گره خورده است.

 چگونه می توان اطمینان حاصل کرد که اهداف در نرم افزار سی آر ام CRM به درستی تعیین شده اند؟

برای اطمینان از دقت داده های سی آر ام و اهداف و شاخص های آن، لازم است اطمینان حاصل کنید که اطلاعات دریافتی، دقیق و مرتبط با اهداف کسب و کار شما هستند. رسیدن به داده های خوب ملزم به مرور فرآیندهای جمع آوری داده، اطمینان از برخورد صحیح با داده های حساس و مراقبت همیشگی است. در ادامه دو گام مهم برای حفظ دقیق داده را بررسی می کنیم.

 بازبینی داده های مشتریان موجود

با افرادی که به فرآیندهای جمع آوری داده دسترسی دارند، همکاری کنید. اطمینان حاصل کنید که مشتریان دوباره در سیستم وارد نشده اند و اطلاعات جمع آوری شده درباره هر مشتری دقیق است. همین امر برای داده های فروش نیز صدق می کند.

 محدود کردن دسترسی به داده ها

تعداد افرادی که به داده ها و فرآیندهای جمع آوری داده دسترسی دارند را محدود کنید. این کار علاوه بر کاهش احتمال اشتباه، آموزش کارکنان در بهترین شیوه های برخورد با داده های حساس را نیز آسان تر می کند.

 داشبورد اهداف در نرم افزار سی آر ام CRM به چه صورت است؟

داشبورد اهداف در نرم افزار سی آر ام به کسب و کارها اجازه می دهد شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) مرتبط با استراتژی و عملیات مدیریت ارتباط با مشتری خود را پیگیری و نظارت کنند. این داشبورد معمولاً داده ها را به صورت بصری در نمودارها، جداول و گراف ها ارائه می دهد که تحلیل و تفسیر سریع داده ها را برای کاربران آسان تر می کند. داشبورد اهداف در سی آر ام را می توان سفارشی سازی کرد تا نیازهای خاص کسب و کار را برآورده کند و کاربران را قادر سازد بر مقاصدشان تمرکز کنند. همچنین کاربران می توانند هشدارهایی تنظیم کنند که وقتی اهداف به موفقیت میرسند، مطلع شوند.

بیشتر بخوانید: استراتژی سی آر ام CRM | بهترین استراتژی مدیریت ارتباط با مشتری

بیشتر بخوانید: داشبورد مدیریتی در نرم افزار CRM از داده های خام تا تصمیمات هوشمند

 برای تعیین اهداف در نرم افزار سی آر ام CRM به چه مواردی باید توجه کرد؟

با در نظر گرفتن برخی عناصر ضروری تعیین اهداف در سی آر ام می توان به سازمان ها کمک کرد تا پیشرفت خود را پیگیری کرده و زمینه های نیازمند به بهبود در استراتژی های مدیریت ارتباط با مشتری را شناسایی کنند. در ادامه به بررسی عناصری که باید به آنها توجه کنید می پردازیم.

• جذب مشتری

تعداد سرنخ های تولید شده، نرخ تبدیل و هزینه جذب مشتری.

• حفظ مشتری

تعداد مشتریان فعال، نرخ ریزش و ارزش عمر مشتری (CLV).

• فروش

شامل تعداد فروش ها، میانگین اندازه معامله و طول چرخه فروش.

• بازاریابی

تعداد کمپین های بازاریابی، نرخ تبدیل و بازگشت سرمایه (ROI).

• خدمات مشتری

امتیاز رضایت مشتری، زمان پاسخگویی و نرخ حل مسائل.

• پایپ لاین

تعداد معاملات در پایپ لاین، ارزش آن و نرخ موفقیت.

• درآمد

کل درآمد، درآمد به ازای هر مشتری و نرخ رشد درآمد.

• عملکرد تیم

عملکرد فردی و تیمی، مانند تعداد تماس های انجام شده، معاملات بسته شده و زمان پاسخگویی.

 در تنظیم اهداف در نرم افزار سی آر ام CRM به چه نکاتی باید توجه کرد؟

تعیین اهداف در سی آر ام برای اثربخشی سیستم مدیریت ارتباط با مشتری ضروری است. با پیگیری اهداف تعیین شده می توان بر پیشروی تیم ها در مسیر رسیدن به اهداف، نظارت کرد. در ادامه به نکات قابل توجه تنظیم این اهداف می پردازیم.

 شناسایی اهداف

باید اهداف را شناسایی کنید تا بتوانید پیشرفت خود را در دستیابی به آن اهداف پیگیری کنید. برای مثال، اگر هدف شما افزایش درآمد فروش است، ممکن است بخواهید معیارهایی مانند نرخ رشد فروش، میانگین اندازه معامله و ارزش پایپ لاین را پیگیری کنید.

 جمع آوری و سازماندهی داده ها

برای تعیین اهداف در سی آر ام باید داده هایی که می خواهید پیگیری کنید را جمع آوری و سازماندهی کنید. این ممکن است شامل استخراج داده ها از سیستم سی آر ام شما یا منابع دیگری مانند گوگل آنالیتیکس یا پلتفرم های اجتماعی باشد.

 تنظیم گزارش دهی خودکار

برای اطمینان از به روز بودن باید گزارش دهی خودکار تنظیم کنید. این کار به شما اجازه می دهد تا به طور منظم بروزرسانی های اهداف خود را بدون اینکه نیاز به بروزرسانی دستی داشته باشید، دریافت کنید.

 نظارت و تحلیل نتایج

پس از تعیین اهداف در نرم افزار سی آر ام، باید به طور منظم نتایج را نظارت و تحلیل کنید. این کار به شما اجازه می دهد تا روند ها و بخش هایی که نیاز به بهبود دارند را شناسایی کنید و استراتژی فروش خود را مطابق آن تنظیم کنید.

 جمع بندی اهداف در نرم افزار سی آر ام CRM

اهداف در نرم افزار سی آر ام CRM فرآیندی مداوم و پیوسته برای برقراری ارتباط و شفاف سازی مسئولیت های شغلی، اولویت ها، انتظارات عملکرد و برنامه ریزی توسعه است که عملکرد فردی را بهینه سازی می کند و با اهداف استراتژیک سازمان هماهنگ می شود. تعیین اهداف در سی آرام به دلیل اینکه به ارزیابی موفقیت استراتژی ها و عملکردها کمک می کند، استراتژی های سی آر ام را با اهداف گسترده کسب وکار همسو می سازد، زمینه های نیاز به بهبود را شناسایی می کند و نظارت بر پیشرفت تیم ها را ممکن می سازد ضروری است. همچنین، این اهداف باعث پاسخگویی تیم ها و افراد به عملکردشان می شود و تمرکز آنها را بر دستیابی به نتایج بهتر افزایش می دهد. برای تنظیم اهداف در سی آ ام، باید ابتدا اهداف را شناسایی کرده و پیشرفت خود را در دستیابی به آنها پیگیری کنید. سپس داده های مورد نیاز را جمع آوری و سازماندهی کنید. تنظیم گزارش دهی خودکار برای دریافت بروزرسانی ها بدون نیاز به بروزرسانی دستی مهم است. نهایتاً باید به طور منظم نتایج را نظارت و تحلیل کرده تا روندها و نقاط نیازمند بهبود را شناسایی و استراتژی فروش خود را مطابق آن تنظیم کنید.