تنظیمات در نرم افزار CRM چگونه به موفقیت کسب و کار شما کمک می‌کند؟

در این مقاله قصد داریم به بررسی جامع و عمیق موضوع تنظیمات در نرم افزار CRM بپردازیم. بخش تنظیمات، صرفاً مجموعه ای از گزینه های فنی نیست؛ بلکه مرکز فرماندهی یا اتاق موتور یک نرم افزار CRM است، جایی که سیستم برای انطباق کامل با فرآیندها، ساختار و فرهنگ منحصربه فرد یک کسب وکار، پیکربندی و سفارشی سازی می شود. در ادامه به تفصیل خواهیم پرداخت که چرا این بخش تا این حد حیاتی است، تفاوت بین تنظیمات عمومی سیستم و تنظیمات حساب شخصی کاربر چیست و چگونه می توان از طریق پیکربندی بخش های کلیدی آن، یک CRM استاندارد را به یک دارایی استراتژیک و کاملاً شخصی سازی شده تبدیل کرد.

 چرا بخش تنظیمات در نرم افزار CRM تا این حد حیاتی است؟

بسیاری از کسب وکارها در هنگام پیاده سازی CRM، تمام تمرکز خود را بر روی قابلیت های ظاهری مانند مدیریت سرنخ یا قیف فروش می گذارند و از اهمیت بخش تنظیمات غافل می شوند. این در حالی است که یک CRM، بدون پیکربندی دقیق، مانند یک کت و شلوار گران قیمت اما با سایز نامناسب است؛ هرچند باکیفیت، اما کارایی لازم را نخواهد داشت. اهمیت استراتژیک بخش تنظیمات را می توان در چهار دلیل بنیادین زیر خلاصه کرد:

 ۱. سفارشی سازی و انطباق کامل با فرآیندهای واقعی کسب وکار

هیچ دو کسب وکاری دقیقاً شبیه هم عمل نمی کنند. تکیه بر فرآیندهای پیش فرض یک نرم افزار، مانند این است که از کسب وکار خود بخواهید خود را با ابزار تطبیق دهد، در حالی که باید برعکس باشد. بخش تنظیمات به شما اجازه می دهد تا نرم افزار را به آینه تمام نمای فرآیندهای خود تبدیل کنید.

سناریوی منفی (بدون تنظیمات): تیم فروش مجبور است از مراحل قیف فروش پیش فرض نرم افزار استفاده کند که با فرآیند فروش واقعی آن ها همخوانی ندارد. این امر باعث سردرگمی، ثبت اطلاعات نادرست و ناتوانی در تحلیل صحیح مسیر حرکت مشتری می شود.

سناریوی مثبت (با تنظیمات در CRM کلید): شما می توانید مراحل دقیق قیف فروش خود را تعریف کنید، فیلدهای سفارشی برای ثبت اطلاعات کلیدی صنعت خود (مثلاً در یک آژانس املاک، «متراژ مورد نیاز») ایجاد نمایید و قالب های استاندارد برای پیش فاکتورها و قراردادها طراحی کنید. نتیجه، سیستمی است که به زبان کسب وکار شما سخن می گوید.

بیشتر بخوانید: نرم افزار سی آر ام CRM سفارشی | امکانات نرم افزار سی آر ام

 ۲. تضمین امنیت و اعمال کنترل دسترسی دقیق

اطلاعات مشتریان، قراردادها و داده های مالی، ارزشمندترین دارایی های یک شرکت هستند. حفاظت از این دارایی ها یک اولویت اصلی است. بخش تنظیمات، به خصوص در قسمت مدیریت کارکنان و نقش ها، دژ مستحکم امنیتی شماست.

• سناریوی منفی: تمام کارمندان به تمام اطلاعات دسترسی دارند. یک کارشناس فروش می تواند به راحتی لیست حقوق و دستمزد یا اطلاعات مشتریان سایر همکاران را ببیند. با خروج یک کارمند از شرکت، ریسک سرقت اطلاعات به شدت بالا می رود.
• سناریوی مثبت: شما نقش های دقیقی مانند «کارشناس فروش»، «مدیر فروش» و «کارشناس پشتیبانی» تعریف می کنید. هر نقش فقط به اطلاعات و ماژول های مورد نیاز خود دسترسی دارد. این ساختار مبتنی بر «اصل حداقل دسترسی لازم» (Principle of Least Privilege)، امنیت داده ها را تضمین کرده و از دسترسی های غیرمجاز جلوگیری می کند.

 ۳. حفظ یکپارچگی و افزایش کیفیت داده ها

کیفیت تصمیمات شما به کیفیت داده هایتان بستگی دارد. داده های کثیف، ناهماهنگ و ناقص، به گزارش های نادرست و در نتیجه، استراتژی های اشتباه منجر می شوند.

• سناریوی منفی: هر کارشناس، نام کشورها، عناوین شغلی یا مراحل فروش را به سلیقه خود وارد می کند (مثلاً “ج.ا.ایران”، “ایران”، “IRAN”). در نتیجه، تهیه یک گزارش دقیق از مشتریان بر اساس کشور، غیرممکن می شود.
• سناریوی مثبت: در بخش تنظیمات، شما می توانید برای فیلدهای کلیدی، لیست های انتخابی (Dropdowns) تعریف کنید. این کار تضمین می کند که تمام کاربران، اطلاعات را به صورت یکسان و استاندارد وارد سیستم کنند. این یکپارچگی، اساس تولید گزارشات پیشرفته دقیق و قابل اعتماد است.

 ۴. پیاده سازی اتوماسیون و افزایش چشمگیر بهره وری

کارهای تکراری و اداری، قاتل زمان و انگیزه تیم شما هستند. بخش تنظیمات، مرکز کنترل اتوماسیون فرآیندها است.

• سناریوی منفی: پس از دریافت هر سرنخ جدید از وب سایت، یک مدیر باید به صورت دستی آن را به یک کارشناس فروش تخصیص دهد، که این فرآیند با تأخیر و احتمال فراموشی همراه است.
• سناریوی مثبت: شما یک گردش کار خودکار تعریف می کنید که به محض ورود یک سرنخ جدید، آن را بر اساس منطقه ای خاص به کارشناس مربوطه تخصیص داده، یک وظیفه برای پیگیری ایجاد کرده و یک پیامک خوشامدگویی برای مشتری ارسال می کند. این اتوماسیون، سرعت پاسخ گویی را افزایش داده و به تیم شما اجازه می دهد بر روی مذاکره و فروش تمرکز کند.

 تفاوت بین تنظیمات عمومی سیستم و حساب من چیست؟

در یک CRM جامع مانند نرم افزار CRM کلید، تنظیمات به دو سطح اصلی تقسیم می شوند:

• سطح اول: تنظیمات عمومی سیستم (System Settings): این بخش، نقشه مهندسی کل CRM شماست و توسط مدیران سیستم کنترل می شود. تغییرات در این سطح، بر روی کل سازمان و تمام کاربران تأثیر می گذارد و شامل پیکربندی ماژول هایی مانند کارکنان، مالی، پشتیبانی، نقش ها و تنظیمات منو می شود.
• سطح دوم: حساب من (My Account): این بخش، فضای شخصی هر کاربر برای تنظیم تجربه کاربری خودش است. تغییرات در اینجا (مانند تغییر رمز عبور یا تنظیمات اطلاع رسانی) تنها بر خود کاربر تأثیر دارد و استقلال عمل او را ضمن حفظ یکپارچگی سیستم، تضمین می کند.

 چگونه می توان تنظیمات اصلی سیستم CRM را پیکربندی کرد؟

این بخش، قلب تپنده سفارشی سازی CRM است. در ادامه، پنج حوزه کلیدی تنظیمات و نحوه پیکربندی آن ها را بررسی می کنیم:

 حوزه اول: مدیریت کاربران از طریق تنظیمات کارکنان و نقش ها

این دو بخش در هم تنیده، ستون فقرات امنیت و ساختار سازمانی شما در CRM هستند. فرآیند صحیح به این صورت است که ابتدا «نقش ها» و مجوزهایشان را تعریف کرده و سپس در بخش «کارکنان»، هر کاربر جدید را به یکی از این نقش های از پیش تعریف شده اختصاص دهید. این روش، مدیریت دسترسی ها را، حتی در سازمان های بزرگ، بسیار ساده و کارآمد می کند. برای مثال، می توانید نقشی به نام «کارآموز بازاریابی» ایجاد کنید که تنها به ماژول کمپین ها دسترسی داشته باشد اما نتواند اطلاعات مالی یا گزارش های فروش را ببیند.

بیشتر بخوانید: مدیریت وظایف در نرم افزار CRM برای افزایش بهره وری و تمرکز تیم فروش

بیشتر بخوانید: مدیریت کارکنان در نرم افزار سی آر ام CRM | مزایای مدیریت کارکنان در نرم افزار سی آر ام

 حوزه دوم: پیکربندی ماژول های مالی و قراردادها

این بخش ها، CRM را به یک ابزار قدرتمند تجاری تبدیل می کنند.

• در تنظیمات مالی: شما می توانید زیرساخت های مالی کسب وکارتان را تعریف کنید. این شامل افزودن ارزهای مختلف (برای ماژول چند ارزی)، تعریف نرخ های مالیات، سفارشی سازی قالب فاکتورها با لوگوی شرکت، و یکپارچه سازی سیستم با درگاه پرداخت آنلاین برای تسریع فرآیند وصول مطالبات می شود.
• در تنظیمات قراردادها: برای کسب وکارهای خدماتی یا پروژه محور، این بخش حیاتی است. شما می توانید قالب های استاندارد قرارداد را بارگذاری کرده، فرآیند تولید و ارسال قرارداد را تسریع بخشید و با ترکیب آن با ماژول امضای الکترونیک، چرخه فروش را به طور کامل دیجیتالی کنید.

بیشتر بخوانید: مدیریت امور مالی در نرم افزار سی آر ام CRM 

 حوزه سوم: سفارشی سازی ماژول های مشتریان، مشتریان احتمالی و پشتیبانی

این تنظیمات مستقیماً بر روی فرآیندهای روزمره تیم های فروش و پشتیبانی شما تأثیر می گذارند. در این بخش شما می توانید قیف فروش خود را با مراحل کاملاً سفارشی تعریف کنید، دسته بندی های مختلفی برای مشتریان خود ایجاد نمایید و مهم تر از همه، سیستم تیکتینگ پشتیبانی خود را با تعریف دپارتمان های مختلف (فنی، مالی) و اولویت بندی تیکت ها، به طور کامل سازماندهی کنید.

بیشتر بخوانید: مشتری ارزشمند ترین دارایی کسب و کار شما

بیشتر بخوانید: مشتریان احتمالی (لید یا سرنخ) چیست؟

 حوزه چهارم: بهینه سازی تجربه کاربری با تنظیمات منو و تم قالب

این دو بخش تأثیر عمیقی بر پذیرش و کارایی نرم افزار در سازمان دارند.

• با تنظیمات منو: شما می توانید منوی ناوبری CRM را برای هر «نقش» سفارشی کنید. با حذف گزینه های غیرضروری و اولویت بندی موارد پراستفاده برای هر نقش، یک محیط کاربری بسیار ساده تر و متمرکزتر ایجاد می کنید که به طور مستقیم بر بهره وری کارمندان تأثیر می گذارد.
• با تنظیمات تم قالب: شما می توانید CRM را با هویت بصری برند خود هماهنگ کنید. این کار باعث می شود نرم افزار حس یک سیستم داخلی و اختصاصی را القا کند که پذیرش آن توسط کارمندان را به طرز چشمگیری افزایش می دهد.

 حوزه پنجم: مدیریت حساب شخصی در بخش «حساب من»

این بخش، داشبورد شخصی هر کاربر برای مدیریت حساب کاربری خود است و شامل بررسی کلی حساب، مدیریت اشتراک و مشاهده فاکتورها (برای مدیر حساب) و ثبت درخواست پشتیبانی برای حل مشکلات احتمالی در کار با نرم افزار می شود.

 جمع بندی: تنظیمات CRM، کلید انطباق نرم افزار با کسب وکار شما

قدرت واقعی یک نرم افزار CRM، نه در تعداد قابلیت های لیست شده در وب سایت آن، بلکه در میزان انعطاف پذیری و ظرفیت آن برای سفارشی سازی نهفته است. بخش تنظیمات در نرم افزار CRM، دقیقاً همان جایی است که این پتانسیل عظیم آزاد می شود. این بخش به مدیران اجازه می دهد تا یک ابزار استاندارد را به یک سیستم عصبی مرکزی کاملاً منطبق با DNA کسب وکار خود تبدیل کنند؛ سیستمی که فرآیندهایشان را منعکس می کند، امنیت داده هایشان را تضمین کرده و بهره وری تیمشان را به حداکثر می رساند.

صرف زمان کافی برای پیکربندی دقیق بخش هایی مانند نقش ها، اتوماسیون ها و سفارشی سازی ماژول ها، یک سرمایه گذاری کوتاه مدت با بازدهی بلندمدت است. یک CRM که به درستی تنظیم شده باشد، دیگر یک نرم افزار مجزا نیست، بلکه به یک بخش جدایی ناپذیر و یکپارچه از عملیات روزمره شرکت تبدیل می شود که به صورت نامرئی، اما قدرتمند، تمام چرخ دنده های کسب وکار را در هماهنگی کامل به حرکت درمی آورد.