نرم افزار ERP | مقایسه نرم افزار سی آر ام CRM و ERP

در این مقاله قصد داریم به بررسی موضوعاتی در ارتباط با نرم افزار ERP بپردازیم. ERP یا سیستم برنامه‌ ریزی منابع سازمان، نرم‌ افزاری یکپارچه است که تمامی فرآیندهای اصلی کسب‌وکار(مانند مالی، منابع انسانی، تولید و زنجیره تأمین) را در یک بستر هماهنگ مدیریت و خودکارسازی می‌کند.البته در ادامه این محتوا سعی داریم علاوه بر ارائه تعریف دقیقی از “ERP” به مواردی دیگری نظیر مزایای نرم افزار ERP، تعریف نرم افزار CRM و تفاوت های آن با ERP و بررسی هزینه های پیاده سازی و اجرای آنها بپردازیم.

 

سیستم‌ های برنامه‌ ریزی منابع سازمان (ERP) چگونه کار میکنند؟

ERP در ابتدا از سیستم برنامه‌ریزی نیازمندی‌های مواد (MRP) به وجود آمد، سیستمی که تولید کنندگان برای مدیریت منابع مورد نیاز جهت اداره کسب‌وکار خود از آن استفاده می‌کردند. ERP به عنوان یک پایگاه داده مشترک برای تمامی بخش‌های یک سازمان عمل می‌کند و در درجه اول وظایف مالی مانند دفتر کل، حساب‌های پرداختنی، حساب‌های دریافتنی، حقوق و دستمزد و گزارش‌های مالی را مدیریت می‌نماید.

فراتر از امور مالی، سیستم‌های ERP موجودی کالا، سفارش‌ها، زنجیره تأمین و داده‌های سازمان‌ های خدماتی را نیز مدیریت می‌کنند. این سیستم‌ها همچنین فرآیندهایی مانند تأمین، تولید، توزیع و تحویل کالا را پوشش می‌دهند. برخی از سیستم‌های ERP ابزارهایی برای منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و تجارت الکترونیک نیز در اختیار دارند.

با استفاده از ERP، تمام واحدهای سازمان از بخش فروش گرفته تا انبار، تدارکات، منابع انسانی و خدمات مشتری در یک سیستم یکپارچه به هم متصل می‌شوند. این یکپارچگی موجب می‌شود تا اطلاعات در لحظه و بدون تأخیر بین بخش‌ها جابجا شود، تصمیم‌گیری‌ها بر اساس داده‌های دقیق و به‌روز انجام گیرد و از ایجاد دوباره کاری، خطاهای انسانی و استفاده از داده‌های ناهماهنگ جلوگیری شود.

سیستم‌های ERP معمولاً با داشبوردها و ابزارهای تحلیلی پیشرفته همراه هستند که به مدیران کمک می‌کنند روندها را شناسایی، عملکرد واحدها را مقایسه و نقاط ضعف یا فرصت‌های بهبود را تشخیص دهند. همچنین، این سیستم‌ها قابلیت تنظیم سطوح دسترسی دارند تا هر کاربر فقط به داده‌هایی که مربوط به نقش و مسئولیت اوست دسترسی داشته باشد، که این ویژگی علاوه بر افزایش امنیت اطلاعات، از سوءاستفاده‌های احتمالی نیز جلوگیری می‌کند.با گسترش فناوری‌های ابری و موبایل، بسیاری از ERPهای مدرن امکان دسترسی از راه دور را نیز فراهم کرده‌اند، به طوری‌که مدیران و کارکنان می‌توانند حتی خارج از محل کار، به صورت ایمن و سریع به داده‌ها و فرآیندهای کلیدی دسترسی داشته باشند. به این ترتیب، ERP به ابزاری حیاتی برای بهینه‌سازی عملکرد سازمان، ارتقاء بهره‌وری و پاسخ‌گویی سریع به تغییرات بازار تبدیل شده است.

 

سیستم های ERP چه مزایایی دارند؟

سیستم‌های ERP با خودکار کردن کارهای وقت‌ گیر و دستی، سرعت کارها را بالا می‌برند و بهره‌ وری را افزایش می‌دهند. این سیستم‌ها چند مزیت مهم دارند:

منبع واحد و دقیق اطلاعات:

بزرگ‌ترین مزیت ERP این است که تمامی داده‌های مالی، عملیاتی، منابع انسانی، تولید و حتی خدمات مشتری را در یک پایگاه داده مرکزی و یکپارچه نگهداری می‌کند. این تمرکز اطلاعاتی باعث می‌شود که گزارش‌های مدیریتی، چه به صورت دوره‌ای (ماهیانه یا فصلی) و چه در لحظه، سریع‌تر، دقیق‌تر و بدون تناقض تهیه شوند. همچنین، کارمندان در بخش‌های مختلف بدون نیاز به پیگیری از تیم IT یا مالی، می‌توانند مستقیماً به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی پیدا کنند. این دسترسی سریع و شفاف به داده‌ها باعث می‌شود تصمیم‌گیری‌ها مبتنی بر اطلاعات واقعی و به‌روز انجام گیرد که نتیجه آن افزایش سودآوری، شناسایی فرصت‌های جدید تجاری و بهبود عملکرد کلی سازمان خواهد بود.

تسریع بستن حساب های مالی:

یکی دیگر از مزایای حیاتی ERP، سرعت بخشیدن به فرآیند بستن حساب‌های مالی در پایان ماه یا فصل است. در روش‌های سنتی، تیم مالی مجبور است به‌صورت دستی داده‌های مربوط به درآمد، هزینه، سفارشات و پرداخت‌ها را از منابع مختلف جمع‌آوری کرده و بررسی کند—فرآیندی که می‌تواند بسیار زمان‌بر و مستعد خطا باشد. اما ERP با جمع‌آوری خودکار اطلاعات از کلیه بخش‌های سازمان و تلفیق آن‌ها در یک سیستم، این فرآیند را ساده‌سازی و تسریع می‌کند. در نتیجه، زمان بسته شدن حساب‌ها از چند هفته به چند روز کاهش می‌یابد، که این موضوع نه تنها باعث صرفه‌جویی در زمان و منابع انسانی می‌شود، بلکه سرعت واکنش سازمان به شرایط مالی را نیز افزایش می‌دهد.

افزایش امنیت اطلاعات مالی:

ERP با ارائه امکانات کنترل دسترسی دقیق، امنیت داده‌های حساس مالی را به‌طور چشم‌گیری افزایش می‌دهد. سطوح دسترسی قابل تنظیم به مدیران این امکان را می‌دهد که فقط افراد دارای مجوز به اطلاعات خاصی دسترسی داشته باشند، و سوابق دسترسی نیز ثبت و قابل پیگیری است. این ویژگی موجب افزایش شفافیت، کاهش احتمال تقلب و خطاهای انسانی، و همچنین رعایت بهتر مقررات و سیاست‌های امنیت اطلاعات می‌شود. در سازمان‌هایی که با داده‌های مالی گسترده یا اطلاعات محرمانه سر و کار دارند، این سطح از امنیت یک مزیت بسیار ارزشمند محسوب می‌شود.

کاهش هزینه‌ها:

ERP با یکپارچه‌سازی فعالیت‌های مختلف سازمان در یک سیستم هماهنگ، باعث حذف بسیاری از کارهای تکراری، کاغذبازی‌های اضافی، و اتلاف زمان ناشی از استفاده از چند نرم‌افزار جداگانه می‌شود. این حذف دوباره‌کاری‌ها به کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری کارکنان منجر می‌شود. علاوه‌ بر این، چون اطلاعات به‌صورت یکپارچه در دسترس هستند، احتمال اشتباه در سفارش‌ها، پرداخت‌ها، یا تولید نیز به‌طور چشمگیری کاهش می‌یابد. کارکنان می‌توانند وقت و انرژی خود را صرف فعالیت‌های راهبردی و توسعه‌محور کنند، نه کارهای تکراری و کم‌بازده، که این موضوع در نهایت به رشد بلندمدت سازمان کمک می‌کند.

تفاوت نرم افزار ERP و CRM در کجاست؟

نرم‌ افزارارتباط با مشتری سی آر ام (CRM)

مدیریت ارتباط با مشتری  سی آر ام (CRM) مجموعه‌ای از رویه‌ها، راهبردها و فناوری‌هایی است که شرکت‌ها برای مدیریت و تحلیل تعاملات با مشتری و داده‌های مرتبط در طول چرخه عمر مشتری به کار می‌برند. هدف اصلی از CRM بهبود روابط خدماتی با مشتری، کمک به حفظ مشتریان و افزایش فروش است.

سیستم‌های CRM داده‌های مشتریان را از کانال‌ها و نقاط تماس مختلف میان مشتری و شرکت جمع‌آوری می‌کنند. این نقاط تماس می‌توانند شامل وب‌سایت شرکت، تماس تلفنی، گفت‌وگوی آنلاین، نامه‌های مستقیم، مطالب بازاریابی و شبکه‌های اجتماعی باشند. همچنین، سیستم‌های CRM می‌توانند اطلاعات دقیقی مانند مشخصات فردی، سابقه خرید، ترجیحات خرید و نگرانی‌های مشتری را در اختیار کارکنان بخش‌های مرتبط با مشتری قرار دهند.

بیشتر بخوانید: اصول سی آر ام CRM | مزایای اصول سی آر ام و مدیریت ارتباط با مشتری

و اما تفاوت..

بخش‌های پشت‌صحنه (مثل مالی و حسابداری) و رو‌به‌روی مشتری (مثل فروش و خدمات مشتری) هر دو برای موفقیت یک کسب‌وکار حیاتی‌اند، اما وظایف و تأثیرات بسیار متفاوتی دارند.

برای درک بهتر این تفاوت، یک رستوران را در نظر بگیرید: طراحی داخلی جذاب، صندلی‌های راحت و ویوی زیبا ممکن است مشتری را جذب کنند، اما اگر غذا بی‌کیفیت باشد یا در آشپزخانه بی‌نظمی وجود داشته باشد، تجربه کلی مشتری منفی خواهد بود. برعکس، اگر کیفیت غذا عالی باشد ولی برخورد کارکنان سرد یا محیط نامناسب باشد، باز هم احتمال بازگشت مشتری پایین می‌آید.

در فضای کسب‌وکار، CRM مثل دکور رستوران است: مستقیماً با مشتری تعامل دارد، اطلاعات او را ذخیره می‌کند، ارتباط‌ها را مدیریت می‌کند، فرصت‌های فروش را دنبال می‌کند و به خدمات پس از فروش نظم می‌دهد. این نرم‌افزار به تیم‌های فروش، بازاریابی و پشتیبانی کمک می‌کند تا بهتر با مشتری تعامل داشته باشند، نیازهای او را بشناسند و رضایتش را حفظ کنند.

از سوی دیگر، ERP مثل آشپزخانه آن رستوران است: پشت‌صحنه را مدیریت می‌کند، منابع را سامان می‌دهد، فرآیندها را بهینه می‌سازد و پایه‌های عملیاتی کسب‌وکار را سر و سامان می‌دهد. ERP معمولاً شامل ماژول‌هایی برای حسابداری، حقوق و دستمزد، مدیریت موجودی، زنجیره تأمین، سفارش‌ها، منابع انسانی و حتی مدیریت پروژه است. این سیستم‌ها اطلاعات را از همه بخش‌های داخلی در یک پایگاه داده مرکزی جمع‌آوری می‌کنند و امکان برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری دقیق‌تری را برای مدیران فراهم می‌کنند.

در برخی موارد، نرم‌افزارهای ERP قابلیت‌هایی برای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) نیز دارند، به‌ویژه در نسخه‌های پیشرفته‌تر. این قابلیت‌ها ممکن است برای کسب‌وکارهایی که دنبال یک سیستم یکپارچه هستند کافی باشند. با این حال، نرم‌افزارهای CRM تخصصی معمولاً امکانات بسیار دقیق‌تر، هوشمندتر و عمیق‌تری در زمینه مدیریت مشتری ارائه می‌دهند.

در نتیجه، می‌توان گفت که CRM و ERP دو سیستم مکمل هستند که در کنار هم، هم رضایت مشتری را تضمین می‌کنند و هم عملکرد داخلی سازمان را بهینه می‌سازند. انتخاب هر کدام، یا هر دو، بستگی به نوع، اندازه، و نیازهای خاص هر کسب‌وکار دارد.

 

هزینه‌ها و نکات مهم در پیاده‌سازی ERP و CRM

نرم افزارهای CRM و ERP از نظر هزینه، پیچیدگی در پیاده سازی و نیازهای نگهداری تفاوت‌های چشمگیری با یکدیگر دارند. CRM معمولاً مقرون‌به‌صرفه‌تر است و راه‌اندازی آن نیز با سهولت بیشتری همراه است. دلیل این موضوع آن است که CRM بیشتر بر تعامل با مشتری و مدیریت فروش تمرکز دارد و به همین خاطر معمولاً به تنظیمات پیچیده، سفارشی‌سازی‌های عمیق یا یکپارچه‌سازی با زیرساخت‌های متنوع سازمانی نیازی ندارد. بسیاری از شرکت‌های کوچک و متوسط ترجیح می‌دهند از نسخه‌های ابری CRM به‌صورت اشتراکی (SaaS) استفاده کنند که هزینه اولیه پایینی دارد، به تجهیزات خاصی نیاز ندارد و به‌روزرسانی‌های آن به‌صورت خودکار انجام می‌شود. این مدل نه‌تنها هزینه‌های نگهداری را کاهش می‌دهد، بلکه مقیاس‌پذیری بالایی نیز دارد، یعنی شرکت می‌تواند با رشد خود، امکانات بیشتری را به سیستم اضافه کند.

با این حال، اگر شرکت بخواهد CRM را با سایر سیستم‌های داخلی مانند ERP یا سیستم حسابداری یکپارچه کند، یا به ویژگی‌های پیشرفته‌تری مثل اتوماسیون بازاریابی، تحلیل رفتار مشتری، یا ارتباطات چندکاناله نیاز داشته باشد، هزینه‌های پیاده‌سازی و نگهداری افزایش پیدا می‌کند. همچنین در برخی موارد، نیاز به آموزش کارکنان یا سفارشی‌سازی رابط کاربری ممکن است هزینه‌های جانبی ایجاد کند.

در مقابل، ERP نرم‌افزاری بسیار گسترده‌تر و پیچیده‌تر است که تمامی بخش‌های سازمان از جمله مالی، منابع انسانی، تدارکات، تولید، انبار، زنجیره تأمین، و حتی خدمات پس از فروش را در بر می‌گیرد. همین جامع بودن باعث می‌شود که ERP نیازمند زمان، منابع، و برنامه‌ریزی دقیق برای پیاده‌سازی باشد. برخلاف CRM، پیاده‌سازی ERP معمولاً شامل فازهای مختلفی مثل تحلیل نیازها، طراحی فرایندها، انتخاب ماژول‌ها، سفارشی‌سازی، آزمایش، آموزش کارکنان، و استقرار نهایی است که هر کدام از این مراحل می‌تواند هزینه‌بر و زمان‌بر باشد. در سازمان‌های بزرگ و چندبخشی، اجرای کامل ERP ممکن است از چند ماه تا چند سال به طول بینجامد.

نسخه‌های محلی (ERP (On-Premise نیز علاوه بر هزینه خرید مجوز نرم‌افزار، نیازمند زیرساخت سخت‌افزاری مناسب، پشتیبانی IT داخلی، به‌روزرسانی‌های منظم و مدیریت امنیت اطلاعات هستند که همگی هزینه‌زا هستند. حتی در مدل‌های ابری ERP که نسبتاً ساده‌تر هستند، همچنان به فرآیندهای دقیق مدیریت تغییرات و آموزش گسترده کارکنان نیاز است.

با این وجود، اگرچه ERP در ابتدا ممکن است هزینه بالایی داشته باشد، اما در بلندمدت به دلیل ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان، کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش بهره‌وری، و تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده‌های یکپارچه، می‌تواند صرفه‌جویی قابل‌توجهی ایجاد کند و بازگشت سرمایه مطلوبی داشته باشد. موفقیت در پیاده‌سازی ERP بستگی زیادی به انتخاب درست نرم‌افزار، آمادگی سازمان برای تغییر، و مشارکت فعال مدیریت در تمام مراحل اجرا دارد.

بیشتر بخوانید: اتصال نرم افزار سی آر ام CRM به سایت | مزایای اتصال نرم افزار سی آر ام به سایت

ERP یا CRM ؟ نیاز کسب و کار شما کدام است؟

چه کسب و کار کوچک باشید و چه یک شرکت بزرگ، در مسیر رشد، دیر یا زود به استفاده از ERP، CRM یا یک راهکار ترکیبی از هر دو نیاز خواهید داشت. برای انتخاب درست، باید اولویت‌ها، چالش‌ها و اهداف فعلی خود را به دقت بررسی کنید.

 چه زمانی باید از نرم افزار ERP استفاده کنید؟

• اگر فرآیندهای پشت صحنه مثل استخدام، حسابداری، انبارداری یا زنجیره تامین وقت زیادی از شما می‌گیرند یا پراکنده و غیر همگام هستند، ERP با ایجاد هماهنگی میان این فرآیندها بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
• اگر کسب و کارتان به سرعت در حال گسترش است و می‌خواهید همزمان با رشد، کنترل بهتری روی عملکرد واحدهای مختلف داشته باشید، ERP به شما کمک می‌کند اطلاعات را متمرکز، فرآیندها را هماهنگ و تصمیم‌گیری را سریع‌تر کنید.
• اگر از چندین نرم افزار جداگانه برای مدیریت بخش‌های مختلف استفاده می‌کنید که باعث هزینه‌های اضافی، دوباره کاری یا اشتباه در اطلاعات می‌شود، ERP با تجمیع این ابزارها در یک سیستم یکپارچه، همه چیز را ساده‌تر، سریع‌تر و ارزان‌تر می‌کند.
• اگر در حال ورود به بازارهای جدید یا راه‌اندازی خطوط تولید تازه هستید، ERP با پشتیبانی از برنامه‌ریزی تولید، تأمین مواد و مدیریت موجودی، شما را برای رشد مقیاس‌پذیر آماده می‌کند.
• اگر شرکت شما نیاز به رعایت الزامات حسابداری، قوانین مالیاتی یا استانداردهای گزارش‌دهی دارد، ERP با تولید خودکار گزارش‌ها و مستندسازی دقیق، در انطباق با مقررات کمک می‌کند.

چه زمانی باید از نرم  افزار CRM استفاده کنید؟

• اگر مدیریت روابط با مشتریان دشوار و غیر منسجم شده است، مخصوصاً زمانی که چندین کارمند با یک مشتری در تعامل هستند، CRM به شما کمک می‌کند همه اطلاعات و تعاملات مشتری را در یکجا نگه دارید و تجربه‌ای یکپارچه ارائه دهید.
• اگر فرصت‌های فروش از بین می‌روند چون پیگیری مشتریان به موقع انجام نمی‌شود، CRM با هشدارها، تقویم‌ها و سیستم‌های یادآوری، تیم فروش شما را منظم‌تر و حرفه‌ای‌تر می‌کند.
• اگر از ابزارهای غیررسمی مثل فایل اکسل یا یادداشت‌های پراکنده برای نگهداری اطلاعات مشتری استفاده می‌کنید، CRM ساختاری قابل اطمینان برای ذخیره، جستجو و تحلیل این داده‌ها فراهم می‌سازد.
• اگر تمرکز شما در حال حاضر بر فروش، بازاریابی یا بهبود خدمات پس از فروش است و هنوز وارد فاز تولید یا عملیات گسترده نشده‌اید، CRM ابزار مناسب‌تری است، زیرا ساده‌تر و کم‌هزینه‌تر راه‌اندازی می‌شود.
• اگر می‌خواهید عملکرد تیم فروش یا بازاریابی را ارزیابی و تحلیل کنید، CRM با ارائه داشبوردهای تعاملی و گزارش‌های دقیق از فعالیت‌ها و نتایج، تصمیم‌گیری را علمی‌تر و هدفمندتر می‌کند.

در نهایت انتخاب بین ERP و CRM به نیازهای خاص کسب و کار شما بستگی دارد. اگر چالش اصلی شما در بخش‌های عملیاتی، مالی یا منابع انسانی است، ERP اولویت دارد. اما اگر دغدغه اصلی، جذب مشتری، حفظ آن‌ها و افزایش فروش است، CRM می‌تواند کمک موثرتری باشد.

با این حال، برای بسیاری از شرکت‌ها، به‌ویژه آن‌هایی که به رشد و توسعه بلندمدت فکر می‌کنند، استفاده همزمان از ERP و CRM یا انتخاب پلتفرم‌هایی که هر دو قابلیت را ارائه می‌دهند، بهترین گزینه است. این راهکارها نه‌تنها فرآیندها را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کنند، بلکه تصویری کامل و هماهنگ از کل سازمان، از پشت صحنه تا برخورد با مشتری، در اختیار مدیران قرار می‌دهند.

 

جمع بندی نهایی از مقایسه ی ERP و CRM

نرم‌ افزار ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) و CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) دو سیستم حیاتی برای رشد و بهره‌وری کسب‌وکارها هستند. ERP با تمرکز بر بخش‌های پشت‌صحنه مانند مالی، منابع انسانی، زنجیره تأمین و تولید، داده‌ها را در یک پایگاه مرکزی جمع‌آوری کرده و با خودکارسازی فرایندها باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و تسریع گزارش‌گیری مالی می‌شود. در مقابل، CRM تمرکز خود را بر مدیریت داده‌ها و تعاملات مشتریان از طریق کانال‌های مختلف مانند وب‌سایت، تلفن و شبکه‌های اجتماعی می‌گذارد تا تجربه مشتری بهبود یابد و وفاداری افزایش پیدا کند. انتخاب بین این دو سیستم بستگی به نیازهای خاص هر کسب‌وکار دارد؛ اگر شرکت با فرآیندهای داخلی پیچیده یا رشد سریع روبه‌رو است، ERP اولویت دارد، اما اگر تمرکز بر بازاریابی و سازماندهی داده‌های مشتری است، CRM گزینه مناسب‌تری است. بسیاری از شرکت‌ها در نهایت به هر دو سیستم یا یک پلتفرم یکپارچه نیاز پیدا می‌کنند. با شناخت تفاوت‌ها و مزایای هر یک، کسب‌وکارها می‌توانند تصمیم بهینه‌تری برای مدیریت منابع و رشد پایدار خود بگیرند.

برای آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار سی آر ام کلید و دریافت دمو و مشاوره ی رایگان، میتوانید با ارسال فرم با کارشناسان ما در ارتباط باشید. درصورت هر گونه سوال یا پیشنهادی، خوشحال میشویم نظرات و دیدگاه خود را با ما به اشتراک بگذارید.