مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام CRM | اهمیت مدیریت قرارداد و نرم افزار سی آر ام

در این مقاله قصد داریم به تعریف و بررسی مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام بپردازیم. مدیریت قرارداد در سی آر ام فرآیندی است که برای ساده سازی ایجاد، ذخیره سازی، ردیابی و نگهداری قراردادها در طول چرخه عمر آنها از نرم‌افزار CRM استفاده می کند. یک نرم‌افزار سی آر ام مجموعه ای از ابزارهایی را ارائه می دهد که به طور کلی فرآیندهای جذب و حفظ مشتری را برای کسب و کارها بهبود می بخشند. همچنین در ادامه به چگونگی مدیریت قراردادها به وسیله نرم‌‌افزار سی آر ام و مزایا و نکات کلیدی آن می پردازیم.

 

مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام چیست؟

مدیریت قراردادها در سی آر ام به تیم های کسب و کار این امکان را می دهد که قراردادها را در رابط کاربری سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) خود از قراردادهای فروش و خدمات گرفته تا ارتباط با تأمین کنندگان، ایجاد، مذاکره و اجرا کنند. اما مدیریت جداگانه قراردادها می تواند طاقت فرسا باشد. اینجاست که یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری با قابلیت های مدیریت قرارداد می تواند فرآیندها را ساده کند، خطاها را کاهش دهد و کارایی کلی را افزایش دهد. حتی اگر شما صاحب یک کسب و کار کوچک، یک متخصص حقوقی یا بخشی از یک شرکت بزرگ باشید، این راهنما به شما نشان می دهد که چگونه ادغام سی آر ام و مدیریت قرارداد می تواند یک تغییر اساسی برای عملکرد کسب و کار شما باشد.

 

مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام چگونه انجام می شود؟

یک سیستم CRM با قابلیت های مدیریت قرارداد، به عنوان یک پلتفرم واحد برای مدیریت تعاملات مشتری و قراردادها عمل می کند. معمولاً، کسب و کارها برای مدیریت روابط با مشتری و مدیریت قراردادها به سیستم های جداگانه متکی هستند که می تواند منجر به از دست دادن فرصت ها و ایجاد ناکارآمدی شود. بسیاری از مدیران کسب و کار می گویند نیمی از مشتریانشان هنوز به فرآیندهای دستی قدیمی برای همکاری متکی هستند. این روش های دستی می توانند سرعت کار را کاهش دهند، موانع غیر ضروری ایجاد کنند و برقراری ارتباط مؤثر را دشوارتر کنند. یک نرم افزار سی آر ام یکپارچه با قابلیت مدیریت قرارداد با ارائه یک پلتفرم واحد به شما امکان می دهد بر این چالش ها غلبه کنید:

• ایجاد، ذخیره و مدیریت قراردادها به صورت مستقیم در پروفایل های مشتری خود.
• خودکار کردن جریان های کاری و تأیید، تمدید و هشدارهایی برای نقاط کلیدی قرارداد.
• اطمینان از هماهنگی و کاهش ریسک های قرارداد با الگوهای جریان کار داخلی و کنترل مجوزها.

 

مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام چه مزایایی دارد؟

ادغام CRM با نرم افزار مدیریت قرارداد مبتنی بر هوش مصنوعی می تواند فرآیندهای کسب و کار شما را ساده کرده و کارایی را افزایش دهد. در ادامه چگونگی سودمندی این ترکیب قدرتمند برای سازمان شما را بررسی می کنیم:

 

۱. تسریع تأیید قراردادها در سی آر ام

یک نماینده فروش در نرم افزار CRM می تواند با چند کلیک، قراردادی را ایجاد کرده و به طور خودکار، با قالب های از پیش تعریف شده برای تأیید ارسال کند. با خودکار کردن جریان های کاری، تأییدیه قراردادها  بسیار سریع‌تر انجام می شوند. همچنین نمایندگان فروش می توانند قراردادها را مستقیماً از طریق سی آر ام آغاز کرده و تضمین کنند که قرارداد بدون دخالت دستی به افراد مناسب می رسد. این امر ایمیل های رفت و برگشتی را حذف کرده و زمان تأیید را به طور قابل توجهی کاهش می دهد و تیم شما را قادر می سازد تا معاملات را سریع‌تر نهایی کنند.

 

۲. یکپارچه سازی داده‌های مشتری و قرارداد

برای داشتن یک دید کامل دیگر نیازی به جستجوی اطلاعات در سیستم های مختلف ندارید. یک سیستم یکپارچه سی آر ام و مدیریت قرارداد، منبعی واحد برای تعاملات مشتری و جزئیات قرارداد ایجاد می کند و تمام اطلاعات مربوطه، از دسترسی اولیه و مذاکرات قرارداد گرفته تا توافق های نهایی، در یک پلتفرم ذخیره می شوند. همچنین علاوه بر بهبود دید داده ها، این تمرکز تضمین می کند که همه افراد با جدیدترین اطلاعات کار می کنند، در نتیجه خطاها کاهش می یابد.

 

۳. افزایش دقت و سازگاری داده‌ها در سیستم ها

ورود دستی داده‌ها، راهی برای اشتباهاتی است که می تواند منجر به خطاهای پرهزینه یا صرف زمان زیادی شود. استفاده از مدیریت قرارداد در CRM با همگام سازی خودکار اطلاعات بین هر دو سیستم، این خطر را از بین می برد. این امر تضمین می کند که شرایط قرارداد، جزئیات مشتری و داده‌های کلیدی همیشه دقیق هستند و خطر مغایرت ها و ناهماهنگی ها را کاهش می دهد.

 

۴. همکاری بی وقفه بین بخش ها

هنگامی که مدیریت قراردادها و سی آر ام یکپارچه باشند،  تیم ها در بخش های مختلف می توانند به طور یکپارچه همکاری کنند.چرا که بخش های فروش و حقوقی به یک پلتفرم دسترسی دارند که امکان ردیابی آسان‌تر وضعیت قرارداد، یادداشت ها و تاریخچه را فراهم می کند. این دید، ارتباطات بهتر را تقویت می کند، زمان صرف شده برای جستجوی اسناد را کاهش می دهد و تضمین می کند که هرگونه تجدید نظر لازم، به سرعت انجام شود.

 

۵. تقویت هماهنگی و کنترل ریسک با جریان های کاری یکپارچه

نرم افزار مدیریت قرارداد اغلب شامل ویژگی هایی برای ردیابی تغییرات، اجرای قالب ها و حفظ مسیر های حسابرسی است. تلفیق آن با سی آر ام کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که قراردادهای شما از استاندارد های شرکت و الزامات قانونی پیروی می کنند. همچنین می توانید برای تمدید قرارداد، بررسی هماهنگی ها و مهلت های تأیید، هشدارهای خودکار تنظیم کنید که به کاهش ریسک های قانونی و جلوگیری از نظارت های پرهزینه کمک می کند.

 

۶. افزایش کارایی فروش از طریق خودکار سازی فرآیندها

تیم فروش خود را از وظایف اداری خسته کننده رها کنید. خودکار کردن وظایف تکراری مانند ورود داده‌ها، تولید سند و یادآوری پیگیری ها به آنها امکان می دهد تا بر روی فعالیت هایی که اهمیت بیشتری دارند، تمرکز کنند. تیم های فروش می توانند به طور فعال روابط و سرنخ ها را پرورش دهند و معاملات را به جای غرق شدن در کاغذ بازی، نهایی کنند. این افزایش کارایی به حجم بیشتری از معاملات نهایی شده در زمان کمتر تبدیل می شود و نشت درآمد را جبران می کند.

در انتخاب ارائه دهنده مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام به چه نکاتی باید توجه کرد؟

ادغام CRM شما با مدیریت قرارداد، کارایی را به طور قابل توجهی افزایش می دهد و فرآیندهای قرارداد شما را ساده می کند. در ادامه به بررسی نحوه اطمینان از یک ادغام موفق می پردازیم:

 

۱. یک سیستم سی آر ام سازگار انتخاب کنید

یک سیستم CRM را انتخاب کنید که اطمینان حاصل کنید که همگام سازی راحتی از داده‌ها را ارائه می دهد، از ویژگی های مورد نیاز شما پشتیبانی می کند، با بودجه شما مطابقت دارد و می تواند در کنار کسب و کار شما مقیاس پذیر باشد. اولویت دادن به سازگاری در دراز مدت باعث صرفه‌جویی در زمان و تلاش ارزشمند می شود.

 

۲. فیلد های کلیدی داده‌ها را برای همگام سازی ثبت کنید

فیلد های ضروری که باید بین CRM و مدیریت قرارداد شما همگام شوند را با دقت ثبت کنید. اطلاعات مهمی مانند جزئیات مشتری، تاریخ قرارداد، قیمت و شرایط کلیدی را در نظر بگیرید. ثبت دقیق داده ها از ناامیدی در آینده جلوگیری کرده و سازگاری را در هر دو سیستم حفظ می کند.

 

۳. برای کارایی بیشتر از خودکار سازی استفاده کنید

با استفاده از قدرت اتوماسیون، گردش کار خودکار را برای ایجاد، تأیید و یادآوری قراردادها اجرا کنید. این کار وظایف دستی را کاهش می دهد، فرآیندها را تسریع می کند و به تیم شما امکان می دهد بر روی ابتکارات استراتژیک تمرکز کند.

 

۴. قوانینی برای سازگاری داده‌ها تعیین کنید

قوانین واضحی را برای اطمینان از همسویی داده‌ها تعیین کنید. حسابرسی های منظم و بررسی های خودکار به حفظ سازگاری بین قراردادها، جزئیات مشتری و اطلاعات قیمت در هر دو سیستم کمک می کند.

 

۵. بر عملکرد ادغام را نظارت کنید

پس از ادغام CRM و مدیریت قراردادها، به طور فعال عملکرد آن را نظارت کنید. و معیار های کلیدی مانند زمان پردازش قرارداد و تعامل کاربر را پیگیری کنید. بهینه سازی مداوم تضمین می کند که با تکامل کسب و کار خود، مزایای ادغام را به حداکثر برسانید.

جمع بندی مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام

مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام فرآیند مدیریت تمام مراحل توافقات قانونی است که اطمینان حاصل می کند قراردادها به طور مؤثر ایجاد، اجرا و بررسی می شوند. این فرآیند شامل فعالیت های مدیریتی که تضمین می کنند همه طرف ها به تعهدات قراردادی خود عمل می کنند و شرایط توافق شده را رعایت می کنند، می باشد. هدف این فرآیند، به حداکثر رساندن عملکرد عملیاتی و مالی و کاهش ریسک است. مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام امکان ایجاد، ذخیره و مدیریت مستقیم قراردادها، خودکار سازی جریان های کاری و هشدارها، و کاهش ریسک ها با الگوهای داخلی و کنترل مجوزها را فراهم می کند. مدیریت قرارداد در نرم افزار سی آر ام با تسریع تأییدها، یکپارچه سازی داده ها، افزایش دقت، همکاری بی وقفه بین بخش ها، کنترل ریسک و افزایش کارایی فروش از طریق خودکارسازی فرآیندها، بهره وری و کارایی کسب وکارها را بهبود می بخشد.

 

برای آشنایی بیشتر با امکانات نرم‌ افزار سی آر ام کلید و دریافت دمو و مشاوره رایگان، می‌توانید با کارشناسان ما در ارتباط باشید. در صورت داشتن هرگونه سوال یا پیشنهادی، خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه‌ خود را با ما به اشتراک بگذارید.