VoIP و نرم افزار سی آر ام CRM | مزایای VoIP و نرم افزار سی آر ام

در این مقاله قصد داریم به تعریف دقیقی از VoIP و نرم افزار سی آر ام بپردازیم. VoIP به معنای پروتکل انتقال صدا از طریق اینترنت است که از اتصال اینترنت برای برقراری و دریافت تماس ها استفاده می‌کند. همچنین ادغام ویپ و سی آر ام معادل یکپارچه سازی اطلاعات این دو سیستم، افزایش رسیدگی به مشکلات مشتری و داشتن سرنخ های بیشتر در مسیر فروش است. در ادامه به مزایای ادغام این دو سیستم و راه های انتخاب سیستم ویپ مناسب می پردازیم.

 

VoIP و نرم افزار سی آر ام چیست؟

VoIP مخفف (Voice Over Internet Protocol) به معنی انتقال صدا و محتوای چند رسانه ای از طریق اینترنت است. از ویژگی های مهم این سیستم این است که می توانید از آن روی لپ تاپ، دسکتاپ، تلفن همراه و حتی تلفن ثابت استفاده کنید. تنها چیزی که نیاز دارید اتصال اینترنتی است. ویپ  یک فناوری مفید برای مصرف کنندگان و کسب و کارها است زیرا شامل ویژگی هایی است که معمولاً  در خدمات تلفنی معمولی یافت نمی شود. این ویژگی ها می توانند شامل ضبط مکالمه، ارائه آی دی سفارشی تماس گیرنده و ارسال ایمیل به پست صوتی می باشند. همچنین برای سازمان ها به عنوان راهی برای یکپارچه سازی ارتباطات مفید است. شما به یک سیستم تلفن تجاری نیاز دارید تا تماس ها را برقرار و دریافت کنید. در همین حال، احتمالاً از نرم‌افزار سی آر ام و نرم‌افزار Help Desk نیز به همراه سیستم تلفن استفاده می‌کنید. جابه‌جایی بین سیستم تلفن و سایر نرم‌افزار ها جریان کار را مختل می کند و زمان، انرژی و تلاش های شما را از بین می برد و باعث می شود نمایندگان به جای توجه به مشتریان یا ارتباط با مشتریان بالقوه، وقت بیشتری را برای وظایف دستی صرف کنند. اینجاست که ادغام VoIP مفید واقع می شود.

ادغام VoIP و نرم افزار سی آر ام به چه معناست؟

ادغام VoIP و نرم‌افزار مدیریت روابط مشتری، ارتباط بین یک سیستم تلفن ویپ و نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) است. از طریق این ادغام، تمام اطلاعات بین این دو ابزار به طور خودکار یکپارچه می شوند. در شرکت های فروش تلفنی یا شرکت هایی که با مشتریان تلفنی سروکار دارند، نبود سی آر ام به معنای نبود کسب و کار است. این نرم‌افزار به شما اجازه می دهد جزئیات و اطلاعات تعامل با مشتری را به طور مؤثر ثبت کنید. با یکپارچه سازی تمامی اطلاعات مهم بین سیستم تلفن و نرم‌افزار سی آر ام، بیش از نیمی از حجم کاری نمایندگان کاهش می یابد زیرا پس از پایان تماس با مشتری، نمایندگان نیازی به دستی وارد کردن اطلاعات ندارند. ادغام سی آر ام با سیستم تلفن VoIP به طور خودکار جزئیات  تماس و اطلاعات مشتری را در نرم‌افزار سی آر ام ذخیره می کند.

بیشتر بخوانید: هوش مصنوعی در نرم افزار CRM | مزایای هوش مصنوعی در نرم افزار سی آر ام

 

ادغام VoIP و نرم افزار سی آر ام چه مزایایی دارد؟

به طور خلاصه می توان گفت که ادغام این دو سیستم، کل فرآیند فروش و رسیدگی به سوالات مشتری را هنگامی که نمایندگان داده ها را مقابل خود دارند، ساده تر می کند. همچنین می توانید جریان کاری سفارشی بسازید تا نیاز مورد نظر شما تامین شود. برخی از مزایای این ادغام به شرح زیر هستند:

 

۱. جمع‌آوری داده های مؤثر

به ثبت منظم همه داده‌ ها کمک می کند و اطلاعات دقیقی درباره مشتریان بالقوه به نمایندگان فروش ارائه می دهد. علاوه بر آن، به آنها کمک می کند تا تبلیغات خود را تطبیق دهند و از طرف دیگر، اجازه می دهد نمایندگان پشتیبانی، تاریخچه هر مشتری را بدانند. این ادغام تمام اطلاعات مهم بین سیستم تلفن شما و نرم‌افزار سی آر ام را به طور خودکار همگام سازی می کند.

• روند کار نماینده مرکز تماس معمولاً به این صورت است:
• به وسیله نام و شماره مشتری با او تماس برقرار می کند.
• اطلاعات تماس را به سی آر ام وارد می کند.
• درخواست‌ ها و شکایات مشتریان را ثبت می کند.
• تماس بدون مشاوره را با یک راهنمای جداگانه پیگیری می کند. البته از آنجایی که اطلاعات به طور خودکار در نرم‌افزار سی آر ام ثبت می‌شوند، کار نمایندگان را راحت تر است.

 

۲. هزینه اجرایی کم

با ادغام VoIP و سی آر ام هزینه اجرایی شما به طور قابل توجهی کاهش می یابد زیرا نیازی به خرید دو نرم افزار جداگانه ندارید و از سرمایه گذاری در نرم افزارهای دیگر جلوگیری می شود. علاوه بر آن، سیستم‌های تلفن ویپ به کارکنان شما اجازه می دهند که فعالیت های خود را بهتر مدیریت کنند و این به افزایش بهره وری کسب و کار و کاهش ساعات بی ثمر کمک می کند.

 

۳. تماس مستقیم از سی آر ام

ادغام VoIP و سی آر ام با یکدیگر عملکردتان را بهبود می بخشد و مراحل دستی غیر ضروری را از فرآیند حذف می کند و به شما اجازه می دهد تماس ها را مستقیماً از طریق سی آر ام برقرار کنید. سخت‌ ترین بخش کار یک نماینده، طی کردن فاصله زمانی بین جستجوی جزئیات تماس و برقرار کردن تماس‌ ها است پس، از بین بردن این فاصله زمانی به این معناست که نمایندگان زمان بیشتری برای برقراری تماس های بیشتر در دست دارند. با این ادغام یک آیکون تماس در کنار هر پروفایل در نرم افزار سی آر ام شما قرار می گیرد و نمایندگان می توانند به مشتریان احتمالی بیشتری دسترسی داشته باشند و در طول ساعات کاری خود بهره وری بیشتری داشته باشند. و به این ترتیب، نمایندگان می توانند چارچوبی منظم در اختیار داشته باشند.

 

۴.  ساده کردن اقدامات پس از تماس

ادغام VoIP و نرم‌افزار مدیریت روابط مشتری تمامی اقدامات پس از تماس را برای نمایندگان ساده می کند و پس از پایان تماس با مشتری، نمایندگان می توانند جزئیات دیگر را وارد سی آر ام کنند و به جای ثبت دستی اطلاعات هر تماس، ادغام تلفن VoIP با نرم افزار سی آر ام این کار را برای آنان انجام می دهد و اطلاعات به صورت خودکار از سیستم تلفن با سی آر ام یکپارچه می شوند. همچنین امکانات دیگری مانند ضبط تماس و یادداشت های تماس نیز بسیار مفید هستند. نمایندگان می توانند مکالمات را ضبط کنند و در طول تماس یادداشت برداری کنند. ادغام به شما اجازه می دهد این جزئیات را به طور خودکار در سی آر ام ذخیره کنید. علاوه بر آن  کد های تعیین شده تماس برای پیگیری تماس ها، ایمیل های پیگیری، پیام‌ و یا هر اقدام دیگری را به طور خودکار راه اندازی می کند.

 

۵. استفاده از پیامک و اتوماسیون

ویژگی دیگری که می توانید از آن بهره مند شوید پیامک است چرا که راه را برای افزایش نرخ تبدیل هموار می کند. علاوه بر پیامک شما می توانید از امکانات مختلف همگام سازی سیستم VoIP و سی آر ام نیز استفاده کنید.

• آیکون های Click to text: شما می توانید به آیکون Click to text در کنار هر تماس دسترسی داشته باشید. برای نمایندگان پر مشغله این آیکون در کنار هر تماس به عنوان میانبرهای مفید عمل می کند.
• اتوماسیون پیامک: شما می توانید از اتوماسیون پیامک برای ارسال خودکار پیامک به تماس هایتان استفاده کنید. همچنین می توانید پیام های متنی خودکار را به عنوان بخشی از کمپین های پیگیری در نظر بگیرید.
• پیامک دسته ای: اگر می‌خواهید از بازاریابی پیامکی استفاده کنید، پیامک دسته ای یک عملکرد مبتکرانه برای ادغام VoIP و سی آر ام است. می توانید پیام‌های تبلیغاتی و بازاریابی را به مخاطبان موجود در سی آر ام خود ارسال کنید.

بیشتر بخوانید: اتوماسیون بازاریابی و نرم افزار سی آر ام CRM | کاربرد اتوماسیون بازاریابی و نرم افزار سی آر ام

 

۶. بهبود روابط مشتری

تعامل راحت با مشتری به کسب و کارها کمک می کند تا روابط بهتر و پایدارتری با مشتریان ایجاد کنند و این باعث می شود تا مشتریان وفادار خود را نگه دارند. تعاملات شخصی سازی شده با نیازها و انتظارات مشتری به افزایش حفظ مشتری و تبدیل آن مشتریان به مدافعان برند کمک می کند.

 

۷. پیگیری تحلیل های مهم تماس

با ادغام VoIP و سی آر ام می توانید به تحلیل های مهم تماس دسترسی داشته باشید و می توانید شاخص هایی مانند تعداد تماس‌ها، مدت زمان هر تماس و بسیاری موارد دیگر را پیگیری کنید. همچنین می توانید به تمام این شاخص های تماس در حساب سی آر ام خود مستقیماً دسترسی داشته باشید.

 

۸. افزایش بهره وری تیم

در تعاملات اولیه با مشتریان، برای جمع آوری داده ها جابه‌جایی بین پلتفرم ها، زمان قابل توجهی را صرف می کند. همچنین هیچ تماس گیرنده ای دوست ندارد اطلاعاتی که ارائه داده را دوباره تکرار کند یا منتظر بماند تا نمایندگان فایل های مورد نیاز را پیدا کنند. با ادغام VoIP با نرم‌افزار مدیریت روابط مشتری تیم های پشتیبانی مشتری، نیازی به جابجایی بین برنامه ها و دستگاه‌های مختلف را ندارند. آنها از لحظه ای که تماس مشتری را پاسخ می دهند، به تمامی جزئیات ضروری دسترسی فوری دارند. بنابراین، مشتری نیاز به انتظار زیادی برای پیگیری ندارد.

ادغام VoIP و سی آر ام به طور خودکار تمامی تماس‌های صوتی (ورودی یا خروجی) را بدون توجه به دستگاهی که استفاده می کنید، ثبت می کند. در نتیجه می توانید متن کامل تماس، یادداشت‌های تماس و پست‌های صوتی را بازیابی کنید و دیگر در طول تماس با مشتری یا پس از آن نیازی به صرف زمان برای ورود داده ها ندارید. در مقابل نمایندگان فروش شما می توانند این ساعات ارزشمند را بدون هیچ وقفه ای با مشتریان در تعامل باشند در نتیجه افزایش بهره وری، به فرصت های بیشتری برای رشد کسب‌ و کار منجر می شود. اکنون که با روش های ادغام VoIP و تأثیر آن روی کسب‌ و کارتان آشنا شده اید، وقت آن است که این تغییرات را در فرآیندهای موجود خود اعمال کنید. ادغام ویپ و سی آر ام برای کارکنان شما استفاده آسان و برای مشتریان تجربه بهتری را فراهم می کند. وظایف تکراری مدیریت مخاطبان را به نرم‌افزار محول کنید و اجازه دهید تیم های شما بهتر به مدیریت کسب‌ و کار و فروش بپردازند.

VoIP و نرم افزار سی آرام: چگونه سیستم تلفن VoIP مناسبی انتخاب کنیم؟

سیستم های تلفن VoIP علاوه بر ارزان تر بودن نسبت به سیستم های PBX، مستقل از سخت‌افزار هستند و به همین دلیل محبوبیت زیادی پیدا کرده اند. با پیشرفت‌ فناوری و تغییرات سریع در اکوسیستم جهانی، شرکت ها تلاش می کنند به سرعت خطوط تلفن قدیمی را با سیستم های VoIP جایگزین کنند. با وجود اینکه این تغییر ساده به نظر می رسد اما انتخاب ارائه دهنده VoIP مناسب در میان گزینه های مختلف زمان بر است. بنابراین، باید عوامل مختلفی را در نظر بگیرید و با ارائه‌ دهنده ای که نیازهای خاص شما را برآورده می کند قرارداد ببندید. همچنین بررسی کنید که سیستم VoIP مورد نظرتان چگونه با سی آر ام شما یکپارچه می‌ شود و تنظیم جریان کاری چه میزان آسان است و قبل از نهایی کردن ارائه دهنده خود، ابتدا از هر ابزاری که مدنظر دارید یک دمو تهیه کنید. به علاوه، هنگام انتخاب سیستم تلفن VoIP مناسب، مهم است که گزینه های مقیاس پذیری ارائه شده توسط ارائه دهنده را در نظر بگیرید. همان‌طور که کسب و کار شما رشد می کند، داشتن سیستمی که بتواند بدون هزینه های اضافی کاربران و خطوط بیشتری را پشتیبانی کند، بسیار حائز اهمیت است. یکی دیگر از عوامل مهم در این انتخاب، بررسی امنیت سیستم است. اطمینان حاصل کنید که ارائه دهنده شما ویژگی های امنیتی پیشرفته‌ ای مانند رمزنگاری، فایروال ها و تشخیص نفوذ را برای محافظت از کسب و کار شما در برابر تهدیدات سایبری ارائه می دهد. پشتیبانی ارائه شده توسط ارائه دهنده VoIP و داشتن یک ارائه دهنده پاسخگو که بتواند در صورت بروز مشکلات به شما کمک کند، اهمیت زیادی دارد. پس در دسترس بودن پشتیبانی شبانه روزی را بررسی کنید و قبل از ثبت نام برای خدمات، پاسخگویی تیم پشتیبانی مشتری ارائه دهنده را تست کنید.

بیشتر بخوانید: اهمیت نرم افزار سی آر ام CRM | مزایای استفاده از نرم افزار سی آر ام

 

جمع بندی از مقاله VoIP و نرم افزار سی آر ام

ادغام VoIP و سی آر ام به معنای ترکیب و یکپارچه سازی داده های این دو پلتفرم است و مزایای بسیاری برای رشد کسب و کار و تقویت توانایی رسیدگی به مشکلات مشتری دارد و فرآیندها را بهینه کرده و بهره وری را افزایش می دهد. این ادغام به کسب و کارها اجازه می دهد تا ارتباطات خود را بهبود ببخشند، اطلاعات مشتریان را به‌روزرسانی کنند و تجربه مشتری را شخصی سازی کنند. ادغام VoIP و نرم‌افزار سی‌آرام مزایایی مانند جمع‌آوری داده‌های مؤثر، کاهش هزینه‌های اجرایی، تماس مستقیم از سی آر ام، ساده کردن اقدامات پس از تماس، استفاده از پیامک و اتوماسیون، بهبود روابط مشتری، پیگیری تحلیل‌های مهم تماس، و افزایش بهره‌وری تیم ارائه می دهد. همچنین برای انتخاب سیستم تلفن VoIP مناسب، باید عوامل مختلفی مانند یکپارچگی با نرم‌افزار سی‌آرام، مقیاس‌پذیری، امنیت، و پشتیبانی شبانه‌روزی را در نظر بگیرید و قبل از تصمیم‌گیری نهایی، از ابزارهای مورد نظر دمو تهیه کنید.

 

برای آشنایی بیشتر با امکانات نرم‌ افزار سی آر ام کلید و دریافت دمو و مشاوره رایگان، می‌توانید با کارشناسان ما در ارتباط باشید. در صورت داشتن هرگونه سوال یا پیشنهادی، خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه‌ خود را با ما به اشتراک بگذارید.